Vos missions en quelques mots Le Département de Maine-et-Loire recrute un·e Assistant·e de Chef de Service ou Responsable d'Unité (Fonction Secrétariat) pour rejoindre le Service Aide Sociale, Récupération et Contentieux à la Cité Administrative d'Angers. Sous la responsabilité du Chef de Service, vous participerez à la gestion administrative et comptable du service, en assistant le chef de service et les agents en charge des dossiers de récupération des créances d'aides sociales et du contentieux, ainsi que du traitement des dossiers d'aide sociale. Votre rôle sera essentiel pour assurer le bon fonctionnement du service et soutenir les équipes dans leurs missions quotidiennes Accueil et gestion des flux : Assurer l'accueil physique et téléphonique du public et des partenaires (y compris participation aux permanences téléphoniques de la direction). Suivre la GEC (Gestion Électronique des Courriers) : enregistrement, tri du courrier et des courriels, mention des aides octroyées par le Département, envoi des courriers et des courriers recommandés, établissement des accusés de réception, photocopies des courriers envoyés pour les dossiers et chronos. Suivre les boîtes mail génériques du service et les chronos. Soutien administratif et rédactionnel : Mettre en forme et frapper des documents concernant le chef de service et les autres agents du service : courriers, comptes-rendus, tableaux, arrêtés, rapports (CD, CP, Commission Autonomie, VP-CD), notes, diaporamas, rapports d'activité, pouvoirs de représentation pour les contentieux, etc. Gestion des dossiers et des données : Centraliser les avis de décès des bénéficiaires de l'aide sociale pour enregistrement et fins de droit sur SOLIS. Assurer des missions comptables : établissement de titres, de mandats, suivi de tableaux de bord en lien avec un autre agent du service. Suivre administrativement la commission consultative d'aide sociale. Archivage et logistique interne : Gérer l'archivage du service et la constitution de boîtes d'archives.Gérer les agendas, les réunions, les stocks et les fournitures.Assurer le classement et la mise à jour/création des fiches de procédure secrétariat.Traiter la GED/Easyfolder : scan et photocopie de dossiers, notamment pour le contentieux.Relais et permanences : Assurer le relais en cas d'absence d'autres assistantes administratives.Participer aux permanences téléphoniques de la direction.Créer des tiers dans les logiciels de gestion. Profil recherché Le·a candidat·e idéal·e pour ce poste doit avoir une maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) pour le traitement de texte, les tableurs et les diaporamas, ainsi que de l'intranet, de la messagerie interne et d'Internet. Il·elle doit également avoir une connaissance de l'environnement de l'aide sociale et du contentieux, ainsi qu'un bon niveau en orthographe, syntaxe et grammaire. Sur le plan des compétences pratiques, le·a candidat·e doit être capable d'organiser des agendas et prendre des rendez-vous, d'intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, et d'organiser son travail de façon autonome, avec rigueur et méthode. Il·elle doit savoir rédiger avec esprit de synthèse, classer les documents de manière simple et accessible, et prendre des initiatives dans le cadre des responsabilités confiées. Enfin, le·a candidat·e doit incarner des qualités humaines essentielles : Aisance relationnelle : capacité à communiquer, à être à l'écoute et à orienter les agents ou les usagers. Esprit d'équipe : savoir collaborer et s'adapter à un environnement de travail en évolution. Adaptabilité : capacité à s'adapter à des publics divers (agents, usagers, partenaires).
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