Assistant(e) administratif (ve) gard/hérault - cdi — h/f

Assistant(e) administratif (ve) Gard/Hérault - CDI — H/F
AA- 30/34
Au sein du pôle administratif de l’association et sous la responsabilité hiérarchique directe de la directrice adjointe, vous faites partie des services support de l’Association Coste et participez à ce titre au fonctionnement de l’union associative AUSIRIS. Vous êtes amené-e à intervenir à mi-temps sur le site de Castanet (Nîmes), et à mi-temps sur le site de Baillargues (Hérault), sur une organisation 3 jours/2 jours.

Au sein de l’association, vous assurerez à la fois le soutien administratif quotidien visant à faciliter le travail éducatif des professionnels éducatifs et chefs de service par la gestion des aspects relatifs à l’administratif de l’ensemble des dossiers de plusieurs services des ESMS gérés par l’association et notamment TERA 34, sécuriser les envois à l’extérieur des courriers éducatifs et représenter l’association vis-à-vis des partenaires, visiteurs ou appelants.

1. Secrétariat éducatif : Gestion des dossiers des enfants et des procédures
• Gestion des plannings, des dossiers des enfants, et des outils collaboratifs (boîte mail partagée, tableaux de bord, logiciel Globule).
• Diffusion des informations aux professionnels, aux partenaires et aux financeurs :
o Mise à jour des documents éducatifs dans le réseau COMMUN,
o Mise à jour des informations sur les dossiers des enfants,
o Suivi de l’activité, en lien avec ces informations : Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord…)
o Création des nouveaux comptes globule et suivi des habilitations globules, en lien avec le service de ressources humaines, une fois par mois à minima.
o Relecture et mise en forme (orthographe, cohérence, date, mise en page) de l’ensemble des rapports éducatifs et des courriers avant envoi.
o Réponses aux demandes d’admissions (accord et refus) et enregistrement sur Globule.
o Mise à jour des trames éducatives sur le réseau
o Soutien à la rédaction et mise en page du rapport d’activité
o Respect de la charte graphique

2. Missions relevant du secrétariat général :
o Accueil téléphonique et physique : Répondre aux appels téléphoniques, prendre les messages et gérer la correspondance quotidienne
o Gestion des mails (plusieurs boîtes mail) et du courrier
o Mise à jour et transmission des documents associatifs (livret d’accueil pour les salariés, organigramme…)
o Organisation logistique des réunions (réservation de salle, mise à disposition éventuelle du matériel pédagogique pour les formations…)
o Archivage et classement
o Traiter les demandes et requêtes de manière appropriée
o Tenir l’agenda, organiser les réunions et les rendez-vous et envoyer des rappels
o Transcrire et prendre des notes de réunions et entrer les données avec précision
o Développer et mettre en place un système de documentation et de classement efficace

3. Missions spécifiques liées à TERA 34
o Soutien du chef de service et des coordinateurs dans l’élaboration et la mise à jour d’outils de suivi de l’activité
o Relais possible du service achat/entretien sur des missions ponctuelles (suivi et transmission du tableau des véhicules, mise à jour du tableau des clés des logements…)

Compétences requises :
• Expérience : Idéalement 1 à 2 ans en gestion administrative (secteur social ou médico-social serait un plus).
• Maîtrise des outils :
o Bureautique (Word, Excel avancé pour les tableaux de suivi, PowerPoint).
o Outils collaboratifs (planning partagé, Web conférence, Teams, Google Drive, ou équivalents).
• Rigueur et organisation : Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, à respecter des délais serrés et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne.
• Rédaction et synthèse : Aisance pour rédiger des documents techniques et administratifs (rigueur, qualités rédactionnelles, respect des règles d’orthographe et de syntaxe). Très bon niveau de communication verbale et écrite. Saisie de documents numériques.
• Discrétion : Respect strict de la confidentialité (dossiers sensibles liés aux mineurs et aux partenariats).

Conditions de travail :
• Contrat : CDI lié au renouvellement des actions associatives, temps plein (35h/semaine).
• Lieu : Siège social à Nîmes, déplacements à prévoir sur les secteurs de Redessan/Bellegarde/Baillargues.
• Rémunération : Selon grille CN66, coefficient adapté à l’expérience.
• Aide à la mobilité

Diplômes requis :
- permis de conduire impératif
- Diplômes niveau Bac ou BTS sont un plus

Poste ouvert aux fonctionnaires (détachement au sein d’une association reconnue d’utilité publique) ou par voie de mise à disposition (autres associations)

Association Coste
L’Association Coste, reconnue d'utilité publique, emploie 140 salariés et accompagne 360 enfants et familles au sein de ses différents services de Protection de l’Enfance installés sur le Sud et l’Est du Département du Gard et l'Est de l'Hérault. Elle développe aussi des actions de soins et de formation.

Elle s’appuie au quotidien sur des pratiques innovantes pour mener à bien ses missions.

Coste, c’est aujourd’hui :
- La Maison d’Enfants à Caractère Social Coste, comprenant un service de Visites en présence d'un Tiers IRIS
- Les services T.E.R.A. 30 et 34 (Tremplin Echanges Ressources Accompagnement) qui accueillent et accompagnent des Mineurs Non Accompagnés et Jeunes Majeurs Étrangers.
- La Maison d’Enfants à caractère social Colibris, portée avec 3 autres associations gardoises
- Le pôle thérapeutique qui propose à tous publics des thérapies à partir de l’expérience acquise autour du travail thérapeutique de réseau soutenu par la « Clinique de Concertation », de la Psychoboxe et de la thérapie familiale.
- Un centre de formation ouvert à tous
https://www.assocoste.fr
Baillargues
Bac
Aucune expérience, Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)
CDI
Éducateur spécialisé, Conseiller en économie sociale et familiale, Educateur de Jeunes Enfants, Technicien d'intervention sociale et familiale