Au sein du service des Relations Publiques et des Evénements constitué d'une équipe de cinq collaborateurs, et sous la responsabilité du chef des relations publiques, le chargé d'événementiel (F/H) aura pour missions :
Préparation des événements :
- Traitement et analyse des demandes entrantes, évaluation des besoins et étude de faisabilité
- Elaboration de propositions événementielles à destination d'entreprises ou d'institutions (déroulé prévisionnel, devis, consultation de prestataires, etc.) ainsi que pour des opérations de relations publiques de l'Etablissement
- Relations clients et prestataires : visites de repérage sur site et réunions de préparation en lien avec les différents interlocuteurs internes et externes
Coordination des événements :
- Rédaction des déroulé techniques et logistiques détaillés pour chaque événement
- Estimation des coûts techniques et évaluation des besoins en personnel (internes au musée et prestataires externes)
- Coordination de l'ensemble des équipes impliquées, internes ou externes
Suivi administratif et budgétaire des événements :
- Rédaction et gestions des conventions de mise à disposition des espaces
- Gestion des devis clients et suivi des commandes pour les événements organisés en interne
- Suivi des facturations et paiements
Diplômes et/ou expériences professionnelles
. Formation Bac+5 en culture et communication, parcours événementiel ;
. Expérience en relations publiques et en management de projets, idéalement dans un contexte culturel ou institutionnel
Compétences techniques
. Maîtrise des outils bureautiques
. Maîtrise des logiciels du pack office
Savoir
. Bonne culture générale
. Sensibilité pour l'art, l'histoire et l'architecture
. Curiosité du monde économique, politique et culturel
Savoir-faire
. Gestion de projets événementiels
. Excellente expression écrite et orale (français/anglais)
. Être force de proposition
. Excellente qualités relationnelles et d'adaptation selon la typologique des interlocuteurs
. Bon esprit d'analyse
. Capacité d'anticipation
. Grand sens de l'organisation
. Capacité à travailler sur plusieurs projets en même temps
Savoir-être
. Disponibilité et adaptabilité
. Rigueur et autonomie
. Sens du contact et goût pour le travail en équipe
. Réactivité
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