Assistant-e technique de gestion administrative (h/f)

Dans le cadre d'un CDD de remplacement (maladie et maternité), Entreprendre Ensemble recrute un-e- assistant-e technique de gestion administrative.

Les activités principales du poste sont :
- Assurer la gestion des offres d'emplois (tous secteurs)
- Création des bordereaux d'offres et saisie des offres sur les logiciels métier (IMILO, EVO et TITOO)
- Effectuer une veille sur les positionnements et effectuer les relances si nécessaire, être en lien avec les conseillers pour gérer et relancer les prescriptions
- Effectuer la vérification des pré requis des candidats
- Assurer la valorisation des positionnements et mise en relation positive sur les bases IMILO et EVO
- Réceptionner les candidatures et les transmettre aux chargées de relation entreprises
- Effectuer le reporting de la gestion d'offre sur les tableaux ad hoc
- Réaliser le montage administratif des dossiers FSE (constitution dossiers, relance documents, .).
- Réaliser l'archivage des offres
- Travailler en collaboration avec les chargés de communication pour la diffusion des offres et le service informatique pour la parution et envoi de la Newsletter aux partenaires et gestion Titoo.

- Assurer un suivi administratif des périodes de mise en situation professionnelle (PMSMP) :
- Réceptionner la fiche contact et vérification de l'éligibilité du candidat (veille juridique)
- Saisir sur TITOO la création et la réalisation de la PMSMP
- Monter le CERFA des PMSMP préalable au recrutement + état de présence et bilan
- Contacter le candidat et/ou entreprise pour le montage administratif du CERFA, signatures et explications de la PMSMP
- Suivre le circuit de signature avant le démarrage de la PMSMP
- S'assurer, avec les chargés de relation entreprises, de la réalisation
- Récupérer les pièces justificatives des heures réalisées sur la PMSMP et le Bilan (URSSAF)
- Réaliser des relances téléphoniques ou mail de l'entreprise d'accueil
- Saisir sur les BASES, I-Milo et EVO, la PMSMP

- Organiser la gestion administrative de son service et/ou de la structure :
- Travailler en proximité avec les chargés de relation entreprises sur la réalisation de tableau, de bilan, etc.
- Travailler en proximité avec les équipes de la Plateforme Proch'Emploi
- Travailler en proximité avec les équipes des Clauses
- Aider au montage d'actions : réception des candidatures, envoi des convocations, appels aux candidats, tenue de tableau de bord de suivi des opérations en lien avec le chargé de mission/de projet
- Préparer administrativement les opérations de recrutement ou de sensibilisation individuelle ou collective
- Gérer l'accueil téléphonique et physique (public et entreprises)

2. Profil recherché

- Les savoirs :
* Connaissance des critères d'éligibilité sur son champ d'intervention et sur une ou plusieurs conventions
* Connaissance de l'offre de services EEDK et des principaux partenaires
* Connaissances des publics et des partenaires sur son champ d'intervention

- Les savoir-faire :
* Maîtrise de l'outil informatique dans ses applications à la bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
* Maîtrise des outils de communication (mail, téléphone, etc.)
* Maîtrise d'I-Milo, ABC et gestions offres d'emploi sur TITOO serait un plus
* Capacités rédactionnelles et administratives
* Capacité à réagir rapidement en proposant des solutions fiables

- Les savoir-être :
* Dynamise
* Sens de l'initiative
* Sens de la négociation
* Méthode, rigueur, organisation et polyvalence
* Travail en équipe
* Aisance relationnelle
* Faire preuve d'autonomie

3. Conditions d'emploi :
Poste à temps plein dans le cadre d'un remplacement de congé maladie avant maternité (7 mois)
Lieu de travail : Siège de l'association - 66, rue des Chantiers de France - 59140 DUNKERQUE