Cdd assistant(e) de direction it h/f

Job Description

En tant qu’Assistant(e) de Direction H/F, vous serez dédié(e) à l’assistance de la CDIO et de son équipe de direction. Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement, l’organisation et la coordination des activités du département IT Salomon, dans un environnement international, dynamique et en constante évolution.

Le poste est à pourvoir dans le cadre d'un CDD de mois à pourvoir dès que possible, pour remplacement de congé maternité.

Votre mission principale est de soutenir efficacement la direction et les équipes afin de garantir une organisation fluide, structurée et performante du quotidien.

Vos principales missions :

Support administratif & coordination

1. Prise de notes et rédaction de comptes rendus (réunions IT, projets transverses).

2. Mise à jour et structuration de documents (Excel, PowerPoint, SharePoint, autres plateformes collaboratives).

3. Création et mise en forme de présentations PowerPoint à destination du top management, des équipes internes et des partenaires externes.

4. Gestion des agendas du CDIO et de son leadership team.

5. Planification et coordination de réunions locales et internationales (comités projets, workshops...).

6. Suivi administratif des factures, budgets, commandes et contrats fournisseurs en lien avec l’IT et le digital (SAP Ariba, un plus).

Interface & communication

7. Agir en tant que point de contact clé du département IT.

8. Interaction avec les équipes internes (IT, Digital, Brand, Marketing, Finance, RH), les partenaires externes et les prestataires technologiques.

9. Communication professionnelle par téléphone, email et en présentiel, en représentant les valeurs de Salomon et du département IT.

Organisation d’événements & déplacements

10. Planification et organisation d’événements IT : séminaires d’équipe, workshops, réunions stratégiques, kick-offs projets.

11. Gestion logistique complète : réservation de salles, restauration, matériel, outils digitaux, coordination sur site ou à distance.

12. Organisation des déplacements professionnels : vols, hôtels, transports, autorisations de voyage, visas, en lien avec des équipes internationales.

As an Executive Assistant (M/F), you will be dedicated to supporting the CDIO and her leadership team. You will play a key role in the smooth operation, organization, and coordination of the Salomon IT department’s activities, within an international, dynamic, and constantly evolving environment.

This position is a -month fixed-term contract (CDD), available as soon as possible, to cover a maternity leave.

Your main mission is to provide effective support to management and teams in order to ensure a smooth, structured, and high-performing day-to-day organization.

Key responsibilities:

Administrative support & coordination

13. Taking notes and drafting meeting minutes (IT meetings, cross-functional projects).

14. Updating and structuring documents (Excel, PowerPoint, SharePoint, and other collaborative platforms).

15. Creating and formatting PowerPoint presentations for top management, internal teams, and external partners.

16. Managing the CDIO’s and her leadership team’s calendars.

17. Planning and coordinating local and international meetings (project committees, workshops, etc.).

18. Administrative follow-up of invoices, budgets, purchase orders, and supplier contracts related to IT and digital activities (SAP Ariba experience is a plus).

Interface & communication

19. Acting as a key point of contact for the IT department.

20. Interacting with internal teams (IT, Digital, Brand, Marketing, Finance, HR), as well as external partners and technology providers.

21. Ensuring professional communication by phone, email, and in person, while representing Salomon’s values and those of the IT department.

Event & travel organization

22. Planning and organizing IT events: team seminars, workshops, strategic meetings, and project kick-offs.

23. Managing full logistics: room bookings, catering, equipment, digital tools, and on-site or remote coordination.

24. Organizing business travel: flights, hotels, transportation, travel authorizations, and visas, in coordination with international teams.

Qualifications

Qualifications souhaitées

25. Formation : diplôme en assistance de direction, communication, gestion, évènementiel ou équivalent.

26. Expérience : Environ à ans d'expérience sur un rôle similaire souhaité

27. Langues : français et anglais courants indispensables, autres langues appréciées (chinois).

28. Outils informatiques : maîtrise avancée de Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel), outils collaboratifs (Teams, SharePoint), SAP Ariba est un plus. Une appétence pour les outils digitaux et IT est fortement appréciée.

Développement des relations

29. Compétence clé du rôle : vous créez des relations de confiance avec des interlocuteurs variés (équipes IT, Digital, Brand, management, partenaires).

30. Excellente intelligence relationnelle, sensibilité interpersonnelle et capacité à comprendre les enjeux et motivations des autres.

Orientation résultats

31. Proactivité forte : vous anticipez les besoins, proposez des améliorations et trouvez des solutions efficaces.

32. Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément tout en respectant les délais.

Communication

33. Communication écrite et orale claire, structurée et impactante en français et en anglais.

34. Capacité d’écoute active, de synthèse et de reformulation.

35. Curiosité naturelle pour les sujets IT, digitaux et innovation.

Collaboration

36. Capacité à travailler en autonomie tout en étant un véritable facilitateur pour l’équipe.

37. Esprit d’équipe, sens du service et volonté de contribuer activement à la réussite collective du département IT.

Desired Qualifications

38. Education: Degree in executive assistance, communication, management, event management, or an equivalent qualification.
39. Experience: Around – years of experience in a similar role is preferred.
40. Languages: Fluent French and English are required; additional languages are a plus (Chinese is an advantage).
41. IT tools: Advanced proficiency in Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel) and collaborative tools (Teams, SharePoint). Experience with SAP Ariba is a plus. A strong interest in digital and IT tools is highly appreciated.

Relationship Development

Key competency for the role:

42. You build trusted relationships with a wide range of stakeholders (IT, Digital, Brand teams, management, and partners).
43. Excellent interpersonal skills, strong emotional intelligence, and the ability to understand others’ challenges and motivations.

Results Orientation

44. Strong proactivity: you anticipate needs, suggest improvements, and find effective solutions.
45. Ability to manage multiple priorities simultaneously while meeting deadlines.

Communication

46. Clear, structured, and impactful written and verbal communication in both French and English.
47. Strong active listening skills, with the ability to summarize and rephrase effectively.
48. Natural curiosity for IT, digital topics, and innovation.

Collaboration

49. Ability to work independently while acting as a true facilitator for the team.
50. Strong team spirit, service mindset, and a willingness to actively contribute to the collective success of the IT department.
Additional Information

Contrat : CDD de mois à pourvoir dès que possible, Temps plein
Localisation : Annecy (), France

Contract: -month fixed-term contract (CDD), full-time, starting as soon as possible
Location: Annecy (), France