L'Etablissement Public de Santé Mentale de l'agglomération lilloise (EPSM) recrute un(e) secrétaire à la Direction des Ressources Humaines.
1.Missions de secrétariat :
- Gestion du courrier et de la boîte mail secrétariat RH : réception, diffusion entre les différents secteurs, suivi de courriers particuliers.
- Accueil téléphonique et physique : Réception, traitement, filtrage et orientation des appels et messages, gestion de l'interphone.
- Tenue des agendas du directeur, de la Directrice adjointe et des Attachées.
- Organisation de rendez-vous en interne (encadrement, praticiens hospitaliers, personnels de l'établissement, partenaires sociaux) et à l'externe (organismes extérieurs, candidats potentiels.).
- Organisation des réunions : réservation de salles, convocations, préparation des dossiers correspondants, prise de notes éventuelle.
- Rédaction de notes de services et de notes d'information dans le domaine RH : vacances de poste, grèves (remontées et assignations.) .
- Rédactions de divers documents : courrier, rapport, compte-rendu, PV. Gestion des matériels de bureau : recensement des besoins et commande.
- Classement et archivage suivant la charte en vigueur au sein de l'établissement.
2.Suivi de dossiers particuliers :
- Recrutement : suivi et vérification des profils en accord avec l'Attachée
- Suivi des grèves (remontées DGOS, syndicats, effectifs minimum, assignations .).
- Gestion des frais de transport
- Assistance à des dossiers spécifiques (instances, concours, gestion des frais de déplacement et de transport, ordre de missions, forfait mobilité durable, gestion des heures syndicales, médailles du travail, plan blanc, projets RH.) en fonction des urgences du service.
Profil recherché:
- Bac professionnel ou BTS Assistant(e) de Direction souhaité.
- Bon contact relationnel.
- Discrétion professionnelle.
- Expression aisée à l'oral comme à l'écrit.
- Aisance dans la prise de note de réunion et la saisie de compte-rendu d'entretiens.
- Bonne connaissance de la réglementation en matière de ressources humaines.
- Bonne connaissance de l'EPSM-AL et de la Fonction Publique Hospitalière.
- Aptitude à travailler en équipe.
- Disponibilité et faculté d'adaptation aux situations.
- Sens de l'organisation, rigueur et capacité d'autonomie.
- Maîtrise de l'outil informatique (Word-Excel-Evoluance RH-GEF-BO)
Amplitude horaire: 8h30-17h30
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