Assistant / assistante administration des ventes (h/f)

Vous réaliserez le traitement commercial et administratif des commandes clients et des achats dans un objectif de qualité.

Missions et activités principales :

Assurer le traitement administratif des ventes, des achats et des occasions
- Rédiger, contrôler la cohérence des informations et transmettre les propositions/devis aux commerciaux et/ou clients
- Réaliser l'étude technique et commerciale de la commande (délais de fabrication, disponibilité des produits, coûts, délais de livraison,.) et tenir informer le commercial
- Commander les machines et accessoires auprès des usines
- Gérer et réduire le stock des accessoires
- Vérifier les confirmations de commandes, les faire valider par les commerciaux et adresser au client une confirmation de commande
- Etablir les pré-bilans d'affaires
- Enregistrer informatiquement les confirmations de commandes machines et accessoires
- Organiser les démonstrations de matériel : demande écrite auprès de l'usine et retour rapports de démonstration via les commerciaux
- Constituer les dossiers occasion (fiches d'expertises.)
- Collecter les documents pour les reprises (certificats de conformité, VGP.)
- Mettre à jour le site internet
- Construire les dossiers d'appels d'offre

Etablir la planification des réceptions, livraisons et coordonner les actions
- Suivre le planning et les délais de livraison
- Organiser et planifier avec le SAV la préparation des machines sur devis
- Organiser et planifier les livraisons avec le service transport et les commerciaux
- Planifier les mises en services auprès du prestataire
- Etre l'interface permanent et garant entre les clients, les usines et les services internes (SAV / Commercial /Compta) tout au long de l'évolution du dossier

Suivre les éléments de paiement des commandes et de refacturation
- Rechercher les financements pour les matériels et constituer les dossiers de financement
- Créer les ouvertures de compte pour prospect
- Etablir les factures de vente
- Suivre et relancer les règlements des clients
- Vérifier les factures fournisseurs et traiter les litiges
- Facturer dans les meilleurs délais les locations longues durées (LLD) et toute autre location
- Facturer les prestations de transport aux différents clients/prestataires
- Valider les bilans d'affaires pour le commissionnement des commerciaux

> Assurer le secrétariat de Direction et du Service Commercial
- Compléter le tableau des « affaires perdues »
- Etablir et mettre à jour un tableau prévisionnel des ventes
- Créer et tenir à jour divers tableaux de bord pour la Direction
- Préparer les réunions commerciales en collaboration avec le Directeur Régional
- Constituer les dossiers machines : bons de commande fournisseurs, accusés de réception de commandes, bons de livraisons et archiver pour le suivi du matériel
- Mettre à jour les fiches des matériels dans le logiciel informatique
- Transmettre les informations commerciales des usines (tarifs, promotions, nouveautés)
- Gérer le stock et la mise à jour des prospectus,
- Gérer le stock d'objets publicitaires
- Préparer et suivre des opérations commerciales ponctuelles (mailing, enquêtes.)
- Organiser des manifestations commerciales (foires, expositions, salons, .) et les déplacements (voyages usines.)
- Gérer le courrier : réception, affranchissement, enlèvement pour l'agence
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'agence
- Gérer le fax principal de l'agence et la boîte e-mail générale (distribution aux destinataires)

Respecter les règles et procédures concernant l'hygiène, la sécurité du travail et l'environnement
- Respecter les règles, procédures internes et bonnes pratiques en matière d'hygiène, de sécurité, d'environnement et de qualité (procédures, règlement intérieur)
- Respecter la politique groupe et les lois environnementales en veillant à travailler dans une démarche d'amélioration continue
- Utiliser les filières de réutilisation et de recyclage des déchets mises à disposition dans chaque agence
etc.