Assistant(e) de direction f/h

Description du poste

Rattaché(e) au Directeur de l’entreprise, vous aurez un rôle clé dans la gestion administrative et comptable des projets.

En tant qu’Assistant(e) de Direction spécialisé(e) en maîtrise d’œuvre, vos missions principales sont les suivantes :

Gestion administrative :

* Assurer le suivi des documents administratifs liés aux projets (contrats, appels d’offres, rapports).
* Organiser et gérer l’agenda du directeur ou des chefs de projets (rendez-vous, réunions, déplacements).
* Rédiger, relire et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents techniques.

Gestion comptable:

* Saisir les factures fournisseurs et clients, gestion des paiements
* Suivre les coûts des projets de construction, préparation des déclarations fiscales, suivi de la trésorerie et des budgets,
* Etablir les rapprochements bancaires
* Gestion des comptes clients et fournisseurs, relances, gestion des litiges, préparation des fiches de paie en lien avec l'expert-comptable.
* Préparation des reportings financiers et opérationnels.

Support aux équipes projets :

* Coordonner les réunions de projet et assurer leur préparation logistique (ordre du jour, réservation des salles, diffusion des documents).
* Assister à des réunions et rédiger des comptes rendus techniques.
* Suivre les échéances et plannings des projets en collaboration avec les chefs de projet.
* Gestion de la documentation de chantier, suivi des budgets et des coûts des projets en cours,
* Coordination des sous-traitants et fournisseurs.

Communication interne et externe :

* Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des partenaires, clients et fournisseurs.
* Maintenir une communication fluide entre les différents services.
* Gérer les relations avec les parties prenantes externes (architectes, bureaux d'études, entreprises partenaires).

Gestion documentaire et suivi de la conformité :

* Veiller au respect des réglementations et normes applicables.