Secrétaire général administratif h/f

Contexte du recrutement et définition de poste

La direction générale déléguée aux collections (DGD-C) contribue aux activités de la mission du Muséum en termes de recherche, d'enseignement, d'expertise et de diffusion. Elle collecte, conserve, signale, communique et valorise, sur place et à distance, l'ensemble des collections naturalistes et documentaires de l'établissement (67 millions de spécimens et 3 millions de publications et d'archives).

Elle emploie environ 200 personnes réparties en 2 directions (collections naturalistes, bibliothèques et documentation) et 5 délégations transversales (aux mouvements et acquisitions, à l'innovation numérique, à la conservation et la restauration, aux explorations scientifiques et aux infrastructures de recherche sur les collections). Le secrétariat général administratif de la DGD-C est composé de 15 agents de catégorie A, B et C réparties en 4 équipes localisées sur 2 sites du Jardin des Plantes.

Missions

Sous l'autorité du directeur général délégué aux collections, le titulaire du poste exerce un rôle de conseil et d'appui au pilotage auprès de la direction de la DGD-Collections dans ses domaines de responsabilité.

En appui du directeur général délégué aux collections et des directrices des collections naturalistes et des bibliothèques et de la documentation, il assure l'encadrement et la coordination opérationnelle du service, notamment dans les domaines de la gestion financière, des achats, de la gestion administrative des ressources humaines, des affaires institutionnelles et juridiques générales et de la planification des ressources logistiques, bureautiques et matérielles.

Il assure ainsi dans ces domaines de compétence un rôle d'appui transverse ainsi que d'interface et de coordination auprès des composantes de la DGD-C et des directions et services support de la Direction générale déléguée aux ressources de l'établissement, dont il est un interlocuteur privilégié.

Activités :

Mise en oeuvre de la stratégie et aide au pilotage :
- Participer à la définition de la stratégie et à la mise en oeuvre des objectifs de la DGD-C, en tant que membre de l'équipe de direction ;
- Assurer la conduite de certains projets de la DGD-C ;
- Diriger, animer et coordonner les activités de l'équipe du service ;
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes ;
- Assurer l'interface avec les directions et services support du MNHN ainsi qu'avec les prestataires de services ou intervenants extérieurs dans les domaines de responsabilité ;
- Garantir le respect de l'application des règles et procédures dans les domaines de responsabilité du service.

Domaine Finances :
- Etablir la demande budgétaire annuelle (3 M€ en moyenne plus un montant variable significatif lié aux conventions de programmes nationaux et internationaux), en coordonner l'exécution et le suivi assuré par l'équipe finances ;
- Participer à l'élaboration et au suivi des conventions de financement ;
- Politique achats : piloter les achats importants de la DGD-C, coordonner la préparation et assurer le suivi administratif de l'ensemble des marchés publics de la DGD-C ;
- Contrôle de gestion : mettre en place des tableaux de pilotage, produire et analyser les indicateurs de suivi d'activité.

Domaine Ressources humaines :
- Etablir et suivre auprès de la DRH la demande de moyens RH annuelle selon la politique et les priorités de management de la direction générale ;
- Assurer l'interface opérationnelle avec la DRH sur l'ensemble des opérations de gestion administrative RH (recrutements, mobilité, avancement, gestion du temps de travail, formation continue, éléments de paie) dans le respect des campagnes et calendriers définis par la DRH ;
- Garantir une réponse de premier niveau sur les aspects de gestion administrative RH auprès de l'encadrement intermédiaire de la DGD-C et de leurs collaborateurs en coordonnant l'activité des 2 gestionnaires RH du service.
- Contribuer à la mise en oeuvre de la politique d'hygiène et de sécurité en lien avec l'assistant coordinateur de prévention selon les priorités définies par la direction.

Domaine affaires générales, institutionnelles et juridiques :
- Conseiller les services en matière juridique sur les sujets ne relevant pas des autres structures de la DGD-C ;
- Assurer une veille réglementaire, la diffuser et veiller à l'application de la réglementation ;
- Représenter la DGD-C au sein des groupes de travail administratifs de l'établissement ;
- Contribuer à la valorisation des actions et des projets de la DGD-C et à ses actions de communication interne et externe,
- Assurer le rôle de référent RGPD pour la direction des collections naturalistes ;
- Assurer une fonction d'accompagnement et d'appui, au sein de la DGD-C, de la politique de l'établissement en matière de sécurité et de sûreté ;

Domaine Ressources logistiques et matérielles :
- Veiller à l'application, au sein de la DGD-C, de l'unité de la politique de l'établissement en matière d'hygiène et de sécurité ;
- Assurer la coordination opérationnelle et la programmation des opérations et achats en lien avec les activités de support logistique en encadrant l'activité des 6 agents en charge de la logistique (dont une flotte de 3 véhicules) qui assurent un appui transverse à l'ensemble des structures de la DGD-C, en collaboration et selon la politique de la direction de l'exploitation du Jardin des plantes ;
- Assurer la coordination opérationnelle et la programmation des opérations et achats en lien avec les activités de support informatique (logiciel, matériel, assistance utilisateurs), en collaboration et selon la politique de la direction des systèmes d'information ;
- Assurer le suivi des locaux affectés à la DGD-C et des questions de maintenance afférentes, en lien avec les services compétents de la DGD R (DEJP, DiPI notamment) ;
- Accompagner et suivre les projets immobiliers relatifs à la DGD C en concertation étroite avec la DIPI.

Encadrement direct de 15 personnes : équipe finances, équipe RH, équipes logistique et informatique

Profil recherché
- Savoir encadrer, animer et faire évoluer une équipe ;
- Connaître la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics de l'Etat, notamment dans les domaines de la comptabilité publique et de la commande publique ;
- Connaître la gestion des ressources humaines, la réglementation du travail et le statut de la fonction publique ;
- Connaître les textes relatifs aux EPSCP : organisation, missions, règles d'administration et de gestion ;
- Maîtriser l'environnement bureautique et informatique et les outils appliqués à la gestion (SAP, SIFAC), en particulier niveau Excel expert ;
- Savoir concevoir des méthodologies et des outils de gestion et de pilotage ;
- Être force de proposition, rigoureux, autonome, réactif ;
- Avoir le sens du service et de l'organisation, de la confidentialité ;
- Avoir le sens des priorités et du respect des délais ;
- Disposer d'aptitudes relationnelles et de communication écrite et orale.

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie A ou CDD de droit public renouvelable

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels.

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible jusqu'à deux jours par semaine après 4 mois d'ancienneté

Restaurant d'entreprise

Prise en charge partielle de votre mutuelle

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l'établissement avec invités