Secretaire medicale oncologie - h/f

Description entreprise :

L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.



Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :

1. Sécurité incendie

L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :

→ connaître :

* les règles de prévention face au risque d’incendie,
* le matériel destiné à la défense incendie dans son service,

→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,

→ connaître dans son service, l’emplacement de :

* la coupure d’urgence de l’électricité,
* la coupure d’urgence des gaz médicaux,

→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.



2. Développement durable

Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.

Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.

La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.

La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :

→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;

→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;

→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;

→ consommer le juste besoin ;

→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.

Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :

- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers

- le tri des déchets

- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)



N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr




Description du poste :

Description synthétique du poste

Description reproduite en cas de publication de poste



Secrétaire médicale en Unité d’Hospitalisation de Jour, des consultations et d’hospitalisation d’oncologie (secrétariat mutualisé).

Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs.



Missions principales

- Accueil physique des patients et leur famille, des visiteurs médicaux (prestataires de services, laboratoires, etc.), de professionnels de santé de l’établissement (médecins, cadres, etc…),

- Production des courriers médicaux (de consultation, des cures de chimiothérapie, d’expertises, administratifs, nutrition et du Comité d’Onco-Hématologie),

- Gestion du courrier arrivé et départ,

- Classement des dossiers de consultation ainsi que des classeurs de chimiothérapie dans le dossier hospitalier,

- Gestion des boîtes mails secrétariats,

- Numérisation des documents,

- Gestion du courrier externe et interne,

- Gestion des messages pour les médecins (agenda, demandes RDV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents…).



Missions annexes / spécifiques

· Correspondance et gestion des dossiers avec la secrétaire des 3C.

· Gestion de la liste des courriers en attente de dictée et du tableau de bord informatique des médecins,

· Saisie et gestion des tableaux des astreintes médicales,

· Prise des rendez-vous des expertises et frappe des certificats médicaux d’expertise,

· Préparation minutieuse des consultations d’Oncologie (appel de chaque patient avant chaque consultation, récupération de l’ensemble des bilans et autres examens nécessaires à la consultation du jour…),

· Codage du PMSI dans WEBDIAG des chimiothérapies sur l’Hôpital de Jour après récupération du CIM 10 sur la fiche RCP,

· Préparation, gestion et suivi du Comité,

· Saisie Primo-chimio orale,

· Création et gestion informatique du planning Crossway (consultations – consultations urgentes et HDJ),

· Gestion des messages des patients,

· Gestion du planning prévisionnel des congés annuels et formation des médecins du service et du planning hebdomadaire,

· Mise à jour du tableau des astreintes médicales mensuelles

· Accueil et encadrement de nouveaux personnels et stagiaires,

· …



Liaisons fonctionnelles

Internes :

Chef de l’Unité Médicale d’Activité,

Praticiens hospitaliers de l’Unité Médicale d’Activité,

Cadre de santé co-gestionnaire du Pole,

Cadre de l’unité médicale,

Personnel médical, para médical et administratif.



Externes :

Médecins et secrétaires extra hospitaliers,

Usagers externes.





Liens hiérarchiques

Hiérarchie administrative :

Directeur(trice) des ressources humaines,

Attachée d’Administration Hospitalière - Responsable des secrétariats médicaux,

AMA Référente de Pole –coordinatrice.



Hiérarchie fonctionnelle :

Direction du Pôle CPR,

Chef de Service de d’oncologie,

Médecins du Service de d’oncologie,

Cadre de santé du Service d’oncologie hospitalisation et cadre de santé du service des consultations-hospitalisations de jour d’oncologie.



Rythme de travail :

JOUR à Amplitude : 7 H 40

Horaires : 8H20 – 16H00 ou 8h30-16h10 ou 9H20 – 17H00



Exigences relationnelles :

- Discrétion,

- Ecoute et disponibilité,

- Réactivité,

- Travail en équipe,

- Polyvalence,

- Adaptabilité,



Autres :

Secrétariat de l’hospitalisation, de l’hôpital de jour et des consultations mutualisé : équipe de quatre secrétaires médicales.



Logiciels utilisés :

• CROSSWAY (UNIT – RDWIN),

• WORD,

• EXCEL,

• CPAGE,

• Logiciel Archives,

• Internet et Intranet.


Profil recherché :

Pré requis obligatoires :

· Aisance à la saisie des comptes rendus,

· Maîtrise de la terminologie médicale,

· Savoir-être.



Pré requis souhaités

æ Compétences techniques :

• Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques.

• Maîtrise de la fonction d’accueil.

Y Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé.



æ Compétences sociales :

• Travail en équipe.

• Transmission de l’information.

•Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.



æ Compétences organisationnelles :

• Facilités d’adaptation à la polyvalence.

• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.