Poste de secrétaire médicale unité mobile de soins palliatifs - h/f

Description entreprise :

L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d’un large panel d’expertises pour desservir un bassin de population de 200 000 habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d’un plateau technique d’excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.



Engagements des professionnels au Centre Hospitalier de Carcassonne (Annexe aux fiches de poste) :

1. Sécurité incendie

L’agent doit suivre obligatoirement le programme de formation à la lutte contre l’incendie et à l’évacuation en place dans l’établissement et être en capacité de :

→ connaître :

* les règles de prévention face au risque d’incendie,
* le matériel destiné à la défense incendie dans son service,

→ réaliser les actions réflexes en présence d’un départ de feu, à l’aide de la fiche réflexe qu’il conserve en permanence à proximité,

→ connaître dans son service, l’emplacement de :

* la coupure d’urgence de l’électricité,
* la coupure d’urgence des gaz médicaux,

→ réaliser le transfert horizontal des patients, des usagers et du personnel en cas d’incendie dans son service ou dans un service voisin.



2. Développement durable

Le Centre Hospitalier (CH) de Carcassonne est un établissement engagé en matière de développement durable et certifié ISO 14001 pour son site principal MCO.

Parce que la réussite de ces démarches repose sur les actions de chacun de nous, quel que soit notre métier ou quelle que soit notre fonction, il est demandé à tous les personnels d’accorder de l’importance à ces sujets et de participer à ces démarches vertueuses.

La lecture de la politique développement durable 2022-2027, accessible sur le site Internet du CH (rubrique « L’hôpital » puis « Développement Durable ») est un prérequis.

La déclinaison concrète de ces engagements se traduit via les actions quotidiennes suivantes :

→ préserver la ressource en eau et la biodiversité, ne pas polluer (attention aux produits chimiques) ;

→ participer aux efforts de sobriété énergétique liés au chauffage et au rafraîchissement des locaux ;

→ trier les déchets selon les règles en vigueur, afin d’optimiser la valorisation de ceux-ci ;

→ consommer le juste besoin ;

→ agir dans ses relations avec autrui selon des principes favorisant la qualité de vie au travail.

Concernant le volet environnemental, 3 sujets sensibles ont été mis en exergue :

- la présence de mégots de au sol, en dehors des cendriers

- le tri des déchets

- le recours à des modes de déplacements « vertueux » (vélo, covoiturage…)



N’hésitez pas à nous communiquer vos besoins et attentes en matière d’environnement et de développement durable via l’adresse suivante : developpement.durable@ch-carcassonne.fr




Description du poste :

Présentation du service d’affectation - Localisation
2ème étage - Service USP-UMSP
L'Unité Mobile de Soins Palliatifs (UMSP) est une équipe pluridisciplinaire spécialisée qui intervient en appui et en conseil auprès des équipes soignantes prenant en charge des patients relevant de soins palliatifs. Dans sa dimension territoriale, l'UMSP étend son action au-delà de l'établissement de rattachement : elle intervient à domicile, en EHPAD, en établissements médico-sociaux, et auprès des professionnels libéraux du territoire.



Description synthétique du poste
La secrétaire médicale constitue le premier interlocuteur de l'unité. Elle assure la coordination administrative des interventions, le lien entre les différents professionnels du territoire et la traçabilité de l'activité. Son rôle est essentiel à la fluidité du parcours des patients et à la lisibilité de l'action de l'équipe.



Missions principales (non exhaustives)
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'unité auprès des patients, des familles et des professionnels du territoire.
• Organiser et coordonner l'activité administrative de l'équipe pluridisciplinaire mobile.
• Gérer, constituer et tenir à jour les dossiers des patients suivis par l'UMSP.
• Produire, mettre en forme et diffuser les écrits professionnels (courriers, comptes rendus, protocoles).
• Recueillir, saisir et transmettre les données d'activité pour le pilotage et le reporting de l'unité.
• Contribuer à la coordination territoriale avec les partenaires internes et externes.



Missions annexes / spécifiques (non exhaustives)

Accueil et communication
• Accueil téléphonique : réception, filtrage et orientation des appels (professionnels, patients, familles).
• Traitement des demandes d'intervention et transmission aux membres de l'équipe selon les procédures.
• Gestion de la messagerie électronique partagée et des courriers entrants/sortants.
• Information de premier niveau sur le fonctionnement et les missions de l'UMSP.
Gestion administrative des dossiers patients
• Création, mise à jour et archivage des dossiers patients dans le logiciel métier.
• Saisie des données d'identité, de suivi et des interventions dans le dossier patient informatisé (DPI) tout en faisant le lien avec SPICO.
• Préparation des dossiers avant les visites, réunions de concertation pluridisciplinaire (RCP) et staffs.
• Classement, numérisation et archivage des documents médicaux dans le respect de la réglementation.
Organisation et planification
• Gestion des agendas de l'équipe : visites au domicile, en EHPAD, dans les services hospitaliers et consultations.
• Planification des réunions d'équipe, RCP, staffs, formations et réunions avec les partenaires du territoire.
• Organisation logistique des déplacements sur le territoire (itinéraires, véhicules de service, coordination horaire).
• Préparation des supports de réunion et envoi des convocations.
Production d'écrits professionnels
• Frappe et mise en forme des comptes rendus de visite, de RCP et de synthèses pluridisciplinaires.
• Rédaction de courriers administratifs et médicaux sous la responsabilité des prescripteurs.
• Élaboration et mise à jour de documents types, procédures, plaquettes et supports d'information.
• Transmission sécurisée des comptes rendus aux médecins traitants, services hospitaliers et partenaires.
Recueil d'activité et reporting
• Saisie quotidienne des interventions dans les outils de recueil (tableaux de bord, logiciels dédiés).
• Participation à la production du rapport d'activité annuel de l'UMSP.
• Suivi des indicateurs d'activité territoriale (file active, nombre d'interventions, délais de réponse, etc.).
• Contribution aux enquêtes régionales ou nationales relatives aux soins palliatifs.
Coordination territoriale
• Interface administrative avec les établissements partenaires (hôpitaux, EHPAD, HAD, SSIAD, réseaux).
• Mise à jour et diffusion de l'annuaire des correspondants du territoire.
• Appui logistique aux actions de formation, de sensibilisation et de compagnonnage menées par l'équipe.
• Participation, si besoin, aux instances et groupes de travail territoriaux sur les soins palliatifs.



LIENS FONCTIONNELS

INTERNES

- Chef de pôle,
- Chefs des Unités Médicales d’Activité,
- Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d’Activité,
- Cadres de santé,
- Médecins Responsables des UMA,
- AMA référentes de pôle (coordination),
- Personnel.



EXTERNES

- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
- Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
- Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
- Usagers externes.



Conditions d’exercice
Rythme de travail :
JOUR  Amplitude : 7 H 40 du lundi au vendredi.
Horaires : à définir – 09h00-16h40
Logiciels utilisés :
• WORD,
• EXCEL,
• POWERPOINT,
• OUTLOOK,
• SPICO,
• HOPITAL MANAGER,
• CURSUS,
• Internet et Intranet.


Profil recherché :

Profil
Pré requis obligatoires :
Savoirs (connaissances)
• Connaissance de l'organisation hospitalière et du système de santé français.
• Connaissance du cadre réglementaire des soins palliatifs et de la fin de vie (lois Leonetti et Claeys-Leonetti).
• Maîtrise du vocabulaire médical, en particulier en soins palliatifs, douleur et gériatrie.
• Connaissance des règles de confidentialité, du secret professionnel et du RGPD.
• Connaissance des techniques de secrétariat et de la gestion documentaire.
Savoir-faire (compétences techniques)
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et d'internet.
• Utilisation des logiciels métiers : dossier patient informatisé, messagerie sécurisée de santé (MSSanté), logiciels de planning.
• Frappe rapide et retranscription précise de comptes rendus médicaux.
• Rédaction administrative claire, synthétique et sans fautes.
• Organisation, priorisation et gestion simultanée de plusieurs tâches.
• Recueil et mise en forme de données chiffrées (tableaux, graphiques, indicateurs).
Savoir-être (qualités relationnelles)
• Discrétion absolue et respect strict du secret professionnel.
• Qualités d'écoute, empathie et tact, notamment face à la souffrance et au deuil.
• Stabilité émotionnelle et capacité à prendre du recul face aux situations difficiles.
• Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation.
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau territorial.
• Autonomie, sens des responsabilités et esprit d'initiative.
• Adaptabilité et capacité à gérer les priorités dans un contexte parfois urgent.