Assistant polyvalent h/f

POSTE : Assistant Polyvalent H/F
DESCRIPTION : Nous recherchons pour le compte de notre client, TPE de 2 personnes sur Croissy Beaubourg, un Assistant Polyvalent Commercial, ADV et Direction, bilingue anglais (F/H)
La mission principale sera d'assurer un soutien stratégique et opérationnel au dirigeant, en prenant en charge le suivi commercial, la gestion administrative de l'entité (avec soutien d'un cabinet compota externe) et la gestion administrative des ventes.
Secteur : import/export d'instrumentation scientifique
Vos missions sont les suivantes F/H :
1. Support Commercial
Gérer les commandes de A à Z : saisie, suivi, livraison, facturation.
Élaborer les devis ou contrats avec le dirigeant, puis les envoyer aux clients.
Assurer le reporting des dossiers commerciaux. Faire le point régulièrement avec le dirigeant, identifier les relances à réaliser et comment se les répartir.
Maintenir à jour le CRM (clients, prospects, actions commerciales), ainsi que le tableau interne de suivi des commandes.
Coordonner du point de vue logistique et administratif les installations et formations faisant suite à la vente d'équipement.
Suivre les incidents clients, assurer le service après-vente et les éventuelles réclamations.
Relancer les impayés.
Suivre les appels d'offres publics ou privés et assurer avec le dirigeant la préparation des réponses.
Inscription sur différentes plateformes permettant d'être visible en tant que fournisseur et de faire de la veille sur les appels d'offres internationaux.
2. Administration des ventes (ADV) import/export
Anticiper en identifiant au maximum (et le plus tôt possible, c'est-à-dire dès le devis) les potentiels obstacles à l'importation et exportation.
Coordonner du point de vue ADV les importations et exportations : gérer avec les différents protagonistes (transitaires, bureau de contrôle, cabinet de comptabilité) toutes les problématiques attenantes (logistiques, réglementaires, douanières, fiscales).
3. Assistanat de Direction
Réaliser le rapprochement bancaire tous les mois pour le cabinet comptable.
Saisir les virements avant validation par le dirigeant.
Gérer les commandes de fournitures et suivre le paiement des différentes factures (avec le dirigeant) des fournisseurs d'équipement ou prestataires du bureau (EDF, Informaticien)
Assister le dirigeant sur différents projets non commerciaux (projet de réfection des locaux)
Suivre l'agenda du dirigeant (autonome dans sa prise de rdv), l'assister si nécessaire dans la préparation des dossiers.
Anticiper les besoins de signatures ou autre validation en fonction des voyages professionnels du dirigeant.
Tâches secondaires : filtrer les appels via le standard, organiser l'accueil des visiteurs, trier le courrier.
PROFIL : Vous devez être titulaire d'un Bac +3 ou Bac +5 et avoir au moins 5 années d'expérience sur un poste similaire F/H
Les compétences techniques requises sont les suivantes :
Maîtrise de la bureautique (Pack Office, outils collaboratifs)
Bonne connaissance des CRM et ERP (outil simple)
Compétences en gestion commerciale, logistique et comptable, connaissances en gestion administrative, et gestion budgétaire
Maîtrise des problématiques d'administration des ventes = incoterms, documents de transports, déclarations d'importation et d'exportation
Très bonne maîtrise de l'anglais ( écrit, oral )
Aisance rédactionnelle & esprit de synthèse.
Aptitude professionnelle = organisation et rigueur, polyvalent et proactivité, sens du service, réactivité et autonomie, esprit d'équipe et capacité de priorisation