Assistant de marchés h/f

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines recrute un assistant de marchés H/F.

Poste basé à Versailles.

La Direction de la Commande publique unifiée 78/92 (DCPU) réalise les achats des deux départements dans les meilleures conditions (travaux, fournitures et prestations intellectuelles).

Elle passe des marchés publics de manière à répondre aux besoins des services opérationnels, dans le respect des principes de la réglementation européenne (équité, accès libre, transparence).

Elle sélectionne les meilleurs prestataires et entretient avec eux des relations durables et équitables.

En tant qu’Assistant de marchés, vos missions seront les suivantes:

1. Rédiger les avis de marché dans le profil acheteur AWS à partir des pièces administratives des marchés publics issues du logiciel SIS Marché.
2. Mettre en ligne sur AWS les dossiers de consultation des marchés (DCE) par transfert de SIS Marchés.
3. Alerter et suivre les questions en cours de consultation, s’assurer du respect des délais, traiter les questions simples en autonomie, publier les réponses.
4. Télécharger les plis dématérialisés sur le profil acheteur, organiser l’ouverture des plis, vérifier la complétude des candidatures et des offres, compléter la base fournisseur sur le profil acheteur, transférer les offres, créer les tableaux d’analyse des offres pour les directions métier.
5. Rédiger les courriers simples ou préparer les complexes aux entreprises : compléments de candidatures, précisions sur l’offre, négociations, prolongation de la durée de validité des offres.
6. Contrôler les réponses et la validité des documents remis.
7. Rédiger les courriers d’attribution, de notification, et de rejet et d’information sur demande des soumissionnaires.
8. Mettre en i parapheur les courriers à signer, choisir le bon signataire en fonction des délégations de signature, assurer le suivi des signatures et l’envoi des courriers (AWS + SIS+ I PARAPHEUR).
9. Saisir toutes les données de la consultation dans le logiciel SIS Marchés (prix, notes, classement …) et déposer les documents de la consultation dans la GED de SIS marchés.
10. Rédiger les PV de la commission d’appel d’offres et les arrêtés de composition de jury.
11. Suivre la notification des marchés : assurer l’envoi des marchés au contrôle de légalité (FAST), rédiger les avis d’attribution et en assurer la publication, créer le marché dans le logiciel financier Grand Angle.
12. Mettre à jour et renseigner les tableaux de bord internes.
13. Assurer le suivi des avenants : contrôler le fond et la forme des avenants, rédiger les avenants administratifs.
14. Participer au développement des missions de suivi et de contrôle de l’exécution des marchés (contrôle des ordres de service, des bons de commandes, questionnaires de satisfaction, factures…).
15. Potentiellement amené à gérer en autonomie des marchés subséquents.
16. Assurer différentes tâches administratives (archivage physique ou électronique, …).

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

17. Formation initiale de niveau Bac à Bac + 2.
18. Certifications spécifiques : (ex. certificat Voltaire).

Savoir-faire

19. Cadre juridique de la commande publique.
20. Maîtriser les outils bureautiques et informatiques (WORD et EXEL).
21. Maitriser les logiciels de dématérialisation (AWS, SIS Marchés, FAST, I-PARAPHEUR) et financier (GRANDANGLE) et les outils de communication.
22. Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

Savoir-être

23. Assurer la gestion des urgences et priorisation des tâches.
24. Avoir de grandes capacités relationnelles en interne et en externe.
25. Etre autonome, organisé et rigoureux.
26. Savoir travailler en équipe.
27. Faire preuve de curiosité et d’ouverture d’esprit.
28. Savoir être polyvalent.
29. Etre discret.

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !