Secrétaire au cycle de l'eau - sete agglopole mediterranee

Vos missions en quelques mots Dans le cadre des mouvements internes de personnel, il est fait appel à candidatures afin de pourvoir un poste de secrétaire. MISSIONS PRINCIPALES - Traitement courriers administratifs du Service Cycle de l’Eau (mise en forme sur Post'Office, mise en parapheur, retour parapheur, tableau de suivi parapheur, procédure clôture Post'Office) y compris de la REGIE EAU de MEZE (courriers abonnés, réponses aux demandes de dégrèvement, certificats administratifs) - Assistance aux techniciens pour la rédaction et le suivi numérique des actes administratifs (Webdelib, Pastell, Iparapheur) - Organisation réunions (Sondage pour date sur Doodle, salle à déterminer et réserver suivant nombre participants et disponibilité salle) en présentiel ou en visio - Gestion des courriels arrivant sur l’adresse générique du service Cycle de l'eau (réception, transmission aux techniciens concernés, saisie TSMS pour demande intervention mairies adhérentes SAM) - Réponses aux DT/DlCT avec utilisation d’une plateforme dédiée (SOGELINK) - Réception des anomalies constatées sur réseaux d’eaux usées, d’eau potable et de pluvial par les administrés, services ou élus des 14 communes : saisie sur logiciel TSMS suivant la commune - Renseignements divers sollicités par les usagers et dispatching sur les agents et techniciens du service concernés - Réception des appels téléphoniques en cas d'absence des ingénieurs et techniciens, communication et retranscription de l'appel auprès du technicien concerné - SPANC : Courriers de prise de rendez-vous, Transmission des rapports de contrôles, facturation, réponses à des demandes simples des usagers (administrative, financière, technique) - Secrétariat du Service Education à l’Environnement (pour 10% de l’activité du poste) MISSION SECONDAIRE - Secrétariat du DGD6 pendant les congés de son assistante Profil recherché CONNAISSANCES (SAVOIR) - Maîtrise de l’outil informatique (Office, Actes Office, Post Office, Webdelib) - Capacité à utiliser des logiciels ou plateformes métier (Sogelink, TSMS) - Connaissance de l’environnement territorial, de procédures administratives, techniques et financières et des partenaires institutionnels - Maîtrise des règles d’expression écrite et orale - Techniques de classement et d’archivage - Rigueur et autonomie notamment pour renvoi vers le technicien concerné des demandes extérieures - Sens des responsabilités pour assurer les réponses, engageantes pour la collectivité, aux DT/DICT QUALITÉS – APTITUDES - Esprit d’équipe - Savoir faire preuve d’organisation, de rigueur et de discrétion - Réactivité - Qualité rédactionnelle - Sens du Service Public – qualité d’écoute et d’accueil - Savoir prendre des initiatives, dans le respect des limites du poste - Savoir reconnaître ses limites de compétences et savoir rechercher auprès de ses collègues du service les compétences requises