Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales:
- gestion du courrier (mutualisé sur le site de la préfecture)
tri et répartition du courrier des 4 structures, services et collectivités (courrier recommandé et normal)
préparation des navettes inter-services et préparation du courrier au départ
gestion courrier réservé via logiciel MAARCH + saisine des SVE
mise à jour des organigrammes et des tableaux et procédures d’aide au courrier
réception et départ des livraisons
suivi des parapheurs
distribution du courrier au corps préfectoral
réception et poinçonnage des actes d’urbanisme et suivi des bordereaux
gestion de la boite mail dédiée
publication des arrêtés au RAA
Sur les DDI: préparation du courrier au départ et des navettes inter-services + répartition du courrier pré-trié
- gestion accueil physique et téléphonique (sur 4 sites, en fonction des structures):
renseignements 1er niveau via différents canaux de contact et orientation des usagers vers le bon interlocuteur,
accompagnement de l’usager dans certaines démarches, notamment sur les points d’accès numériques
formalisation des tâches et procédures et mise à jour de celles-ci
mise à jour des bases documentaires
gestion des boites mails dédiées
participation à la réflexion sur les axes d’amélioration de l’accueil des usagers dans le cadre des démarches qualité Quali-ATE et Services Publics +
En outre, l’agent(e) pourra, tant que de besoin, participer aux activités du SIDRU autres que celles inscrites dans sa fiche de poste en cas de nécessité de service.
Votre environnement professionnel:
· Activités du service
Gestion du courrier, de l’accueil physique et téléphonique sur les 4 structures
· Composition et effectifs du service
15 agents: 1 A, 4 B, 10 C
· Liaisons hiérarchiques
Cheffe de service et son adjointe
Directeur du SGCD et son adjointe
· Liaisons fonctionnelles
Secrétaire générale préfecture, directeurs DDI et des services concernés par l’accueil
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