Assistant(e) de direction departementale (h/f)

Description du poste

Rattaché(e) au Directeur départemental du Nord, l'Assistant(e) de Direction départementale est particulièrement en charge de :

MISSION 1 : ASSURER L'ACCUEIL TELEPHONIQUE

1. Réceptionner et orienter les appels
2. Mettre à jour les fichiers de contacts de la direction

MISSION 2 : ASSURER L'ORGANISATION DES REUNIONS

3. Gestion de la logistique liée aux réunions (création de liens de visioconférence, gestion des salles de réunion, gestion des listings de présence et lien avec l'accueil, gestion des places de parking)
4. Lancement des réunions en visioconférence, accueil des participants sur site
5. Gestion et suivi des déplacements en lien avec le chauffeur

MISSION 3 : GERER LES AGENDAS DU DIRECTEUR ET DU DIRECTEUR ADJOINT

6. Prise de rendez-vous, mise à jour des outils partagés, suivi du protocole pour les inaugurations (carton d'invitation, déroulé)
7. Préparer et organiser les rendez-vous de l'agenda : demande et suivi des éléments de langage pour la préparation des dossiers

MISSION 4 : GERER LE COURRIER ET LES MESSAGERIES FONCTIONNELLES

8. Gestion du courrier entrant (vérification et ventilation) et du sortant
9. Gestion des boîtes fonctionnelles
10. Gestion des parapheurs issus des départements (suivi, enregistrement, modifications éventuelles)

MISSION 5 : CONTRIBUER A LA GESTION DES AFFAIRES SIGNALEES

11. Assurer, via les outils dédiés, le suivi des affaires signalées (corrections éventuelles des courriers avant envoi) et le respect des délais

MISSION 6 : PARTICIPER A LA CONTINUITE DE SERVICE ENTRE ASSISTANTE DE DIRECTION AU SEIN DE LA DELEGATION DEPARTEMENTALE EN FONCTION NOTAMMENT DES URGENCES

Profil recherché

Vos compétences

Partenaires internes :

12. Toutes les directions de l'agence

Partenaires externes :

13. Ministères, préfectures, directions d'établissements, collectivités territoriales…

Spécificités liées au poste :

-Poste à temps plein

-Amplitude et permanences en concertation avec les agents en poste (horaires tardifs possibles)

-Télétravail possible une journée par semaine après une période de formation

-Poste soumis à la Déclaration Publique d'intérêts

Qualités requises : discrétion, rigueur, réactivité, capacités de rédaction (niveau d'orthographe confirmé), autonomie et disponibilité, savoir-être envers les partenaires extérieurs.

Qualité de vie à l'ARS:

-Accompagnement à la prise de poste

-Télétravail : 1 j./sem après une période de formation

-Horaires variables (conciliation vie privée/professionnelle)

-Participation financière transports / Forfait mobilité / Mutuelle / Véhicules de service

-Aménagement poste de travail adapté possible (dont RQTH)

-Prestations comité d'agence

Votre formation

Profil recherché : Bac + 2 secrétariat

NIVEAUX STATUTAIRES DU POSTE :

--> Fonctionnaire titulaire :

- Secrétaire Administratif(ve) - Groupe RIFSEEP II : maintien garanti de la rémunération ad minima (hors primes spéciales)

-Recrutement par mutation selon la Fonction publique d'appartenance

-->Agent en CDI dépendant des Conventions Collectives des Organismes de Sécurité Sociale :

-Niveau d'entrée : 4B : Règle des % (points d'expérience conservés).

-Recrutement par mutation : un nouveau contrat de travail UCANSS est établi.

-->Pour les autres candidats, un CDD d'un an sera proposé (contrat de droit public de Niveau 4 en référence au cadre de gestion), pouvant être renouvelé. CDIsation possible.

Rémunération entre 22 et 27 KE Bruts annuels selon l'expérience du candidat.

La fiche de poste complète est consultable sur notre site internet :