Vos missions en quelques mots
Le secrétariat de direction du SPSP est composé de deux agents qui exercent le secrétariat au profit de l’état-major du service, comprenant le chef de service, l’adjointe au chef de service, et les chef(fe)s de département.
Il participe à l’optimisation du temps de travail de l’équipe de direction en organisant la gestion des réunions, des agendas, des comptes rendus d’activités et des déplacements des cadres. Il contribue à l’accessibilité et à la circulation de l’information au sein du service en déterminant le circuit de diffusion le plus approprié.
En collaboration avec l’autre secrétaire, vos missions seront les suivantes :
1. l’accueil physique et téléphonique,
2. le traitement du courrier selon le processus établi,
3. la réservation des salles de réunion et des prestations annexes,
4. la mise en forme des documents et la veille à la préparation des dossiers,
5. l’organisation logistique des séminaires et autres événements,
6. la gestion des déplacements sur l’applicatif dédié,
7. l’accueil des nouveaux agents (intégration, matériels, badges…),
8. les demandes d’interventions techniques,
9. les commandes et gestion des fournitures de bureau,
10. la participation à la rédaction de comptes rendus de réunions et d’activités.
Plus globalement, vous êtes le ou la garant(e) du bon fonctionnement du service. La liste de ces missions n’étant pas exhaustive et pouvant évoluer selon les nécessités.
Ponctuellement, vous pouvez être amené(e) à assister la responsable RH de proximité dans l’exercice de ses missions.
Profil recherché
Connaissances
* Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Pack Office, etc.),
* Connaissance de l’organisation du ministère de la Justice,
* Connaissance de l’environnement administratif.
Savoir-faire
* Capacité à gérer les priorités et les urgences,
* Sens de l’organisation et respect des délais et procédures,
* Capacité d’initiative,
* Qualité rédactionnelle.
Savoir-être
* Qualités relationnelles, écoute,
* Grande discrétion professionnelle,
* Polyvalence et réactivité,
* Goût pour le travail en binôme,
* Bonne présentation.
Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Une expérience similaire serait appréciée.
Éléments de candidature
Documents à transmettre : CV et lettre de motivation obligatoires.
Personnes à contacter :
* Jean-Yves BOSSON, chef de service
* Agnès BEGUE, adjointe au chef de service
Le service du pilotage et du soutien de proximité pilote les ressources relevant du programme « conduite et pilotage de la politique de la justice », en élaborant et en mettant en œuvre des outils d’évaluation et de suivi de la performance des prestations fournies aux directions et services du ministère. Il coordonne la protection des personnes, des biens, la continuité des activités et assure leur soutien. Il gère également l’élaboration et la gestion des engagements d’objectifs et de performance, la programmation et le suivi budgétaire, la gestion prévisionnelle des emplois, et la masse salariale.
Il comprend plusieurs départements : exploitation immobilière, développement durable, défense, sûreté et sécurité, qualité et pilotage, emploi et crédits de personnels, ressources financières et immobilières.
Composition et effectifs du service : 90 agents
Votre hiérarchie : Le chef de service et l’adjointe au chef de service
Vos interlocuteurs métiers : Secrétariat des différents services du secrétariat général, Responsable RH de proximité
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