Hôtesse d’accueil - secrétaire

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Rémunération indicative Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + Prime annuelle + CNAS + Part. Employeur santé/prévoyance Descriptif de l'emploi La commune de Donzère recherche son hôtesse d’accueil – secrétaire pour rejoindre son équipe. Le poste implique un accueil physique et téléphonique du public, où vous serez le premier point de contact pour nos usagers. Vous devrez faire preuve d'amabilité, de clarté dans vos communications et adapter votre intervention en fonction des besoins de chacun. Missions / conditions d'exercice Accueil physique et téléphonique du public :
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages et les transmettre au service concerné
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l'expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S'adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
Renseignement et orientation du public :
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Gérer un planning de réservation de salles et de véhicules
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Aider à rédiger des documents administratifs
Gestion et affichage d'informations
Réaliser des scans et photocopies
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Gestion administrative des festivités communales, des salles et du matériel en prêt :
Déclarations en lien avec les festivités communales et gestion des organismes nationaux (GUSO, SACEM, SPRE, assurances)
Réceptionner, enregistrer et planifier les demandes des salles et du matériel en prêt
Gestion courrier départ et stock fournitures administratives :
Enregistrement et gestion du courrier départ
Commande des fournitures de bureau et gestion du stock Profils recherchés Formation initiale dans les domaines de la gestion administrative, du secrétariat (transmette la copie du/des diplôme(s))
Capacité à recueillir et à transmettre les informations
Qualités relationnelles, patience, empathieSens du service public
Discrétion, Autonomie
Goût du travail en équipe
Méthode et rigueur, sens de l’organisation
Disponibilité, réactivité et dynamisme
Horaires fixes (travail un samedi par mois par roulement)