Assistante de direction - logistique f/h

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Située au cœur de la Provence, Avignon, première ville du département du Vaucluse avec près de 92 000 habitants, est inscrite au patrimoine mondial de l’UNESCO grâce à ses monuments emblématiques tels que le Palais des Papes et le célèbre pont d’Avignon. Bénéficiant d’une position stratégique, Avignon se trouve au carrefour de trois départements – le Vaucluse, les Bouches-du-Rhône et le Gard – et à proximité immédiate de grandes villes : à seulement 45 minutes de Nîmes, 1 heure de Marseille et 2h40 de Paris grâce à sa gare TGV. Reconnue pour son dynamisme et son cadre de vie exceptionnel, la ville s’illustre par son engagement dans des projets innovants et son soutien à la diversité des talents.
Employeur de référence dans la région, Avignon propose un environnement de travail stimulant, où culture, patrimoine et modernité se conjuguent au service de ses habitants. Rejoindre Avignon, c’est contribuer à l’épanouissement d’une ville unique, à la croisée des chemins entre histoire et avenir.

MISSIONS

Assurer le suivi et le traitement des demandes auprès du directeur du Pôle et de ses directeurs à 50%
Traitement des demandes des services à 50%. Missions / conditions d'exercice ACTIVITES PRINCIPALES

Activités principales à 50%
- Prendre en charge, suivre et dispatcher les courriers
- Assurer les réponses en retour
- Clôturer via le logiciel Maarch

Suivre les demandes de rendez vous

Assurer les comptes rendus de réunions

Suivre les actions (centraliser les éléments)

Revaloriser les notes pour décision

Passer les commandes (référent pour le magasin central)

Après formation et à 50%
- Assurer l’enregistrement des demandes des équipes d’appui aux services via Attal
- Faire le lien avec les demandes externes
- Réceptionner, analyser, retransmettre clairement les mails et les appels téléphoniques pour objectif de renseigner et d’orienter les différentes demandes auprès des experts métiers en vue du traitement
- Suivre les réclamations, diffuser et mettre à jour les informations de suivi et assurer la communication avec les services

Activité secondaire
- Remplacer la référente contentieux en son absence (suivi des PV, relais RH après formation) Profils recherchés COMPETENCES

Savoirs
- Connaissance et maîtrise de l’outil bureautique
- Maîtrise RH et Efinance
- Utilisation Attal
- Maîtrise des procédures de traitement des contraventions

Savoir-faire
- Orienter les agents et tiers en cas de PV, de sinistres
- Orienter et suivre les procédures
- Engager les dépenses
- Rendre compte (reporting)

Savoir-être
- Discrétion
- Autonomie
- Précision
- Ténacité et rigueur

RELATIONS FONCTIONNELLES

Internes : Tous les services municipaux
Externes : Tiers courrier

CONDITIONS D’EXERCICES DU POSTE

Formation à la gestion d’assurance et de contentieux

Horaire : Temps complet – 39h/semaine

Lieu : 2 BD Delorme – 84000 Avignon