Agent administratif - référent qualité (h/f)

ENVIRONNEMENT DU POSTE
Sous l'autorité du directeur et en lien avec les équipes de coordination de l'EHPAD (coordination administrative et technique, coordination des soins), le référent qualité assure et garantit la qualité de l'accueil des résidents et de leurs proches.
Comptable des dépenses, il participe à la gestion administrative, comptable et budgétaire de la structure et assure la coordination des instances institutionnelles de l'établissement.
MISSIONS PRINCIPALES
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Coordonner le suivi de la gestion de la qualité
- Mandater les dépenses
ACTIVITÉS
1. Accueil du public
- Assure l'accueil physique et téléphonique du public (résidents et leurs familles)
- En lien avec le responsable et le directeur des soins, assure le suivi des demandes d'admission et des admissions
- Gère la réception, la répartition et la distribution du courrier entrant et sortant aux familles, aux services et aux partenaires extérieurs
- Réalise le suivi administratif des dossiers des résidents et de la documentation d'accueil
- Assure à titre principale la communication et la représentation de l'institution auprès des résidents et de leurs proches (courriers, affichage, application SILVERDO)
2. Gestion de la qualité
- En lien avec l'animatrice, prépare, organise et assure la tenue et la gestion administrative des Conseil de la vie sociale
- En lien avec la Responsable hôtelière et la responsable des soins, assure le suivi administratif de la gestion de la qualité (application AGEVAL)
- En lien avec l'animatrice et les cadres infirmiers de la coordination des soins, coordonne les interventions des intervenants libéraux sociaux et médico-sociaux
3. Gestion administrative et comptable
- En lien avec le directeur, participe à la préparation des réunions du Conseil d'administration
- Déclare les entrées et les sorties des résidents à la Caisse primaire d'assurance maladie (application RESID-ESMS)
- Enregistre les écritures comptables et le suivi budgétaire des dépenses de fonctionnement et d'investissement (applications BERGER-LEVRAULT, HELIOS, XPL-DEMAT)
- Transmet les actes de la Collectivité au contrôle de légalité (application XPL-DEMAT)
- En lien avec le Gestionnaires des ressources humaines référent de l'établissement auprès du Centre national d'action sociale, assure les inscriptions et le suivi de l'action sociale auprès des personnels

EXIGENCES DU POSTE
Horaires réguliers avec possibilité d'amplitudes en fonction des obligations du service, 35 heures, 5 jours par semaine.
1. Qualités professionnelles
- Autonomie
- Très bon relationnel, savoir-être
- Amabilité, courtoisie
- Empathie
- Discrétion, loyauté, confidentialité
- Réactivité
- Adaptabilité
- Sens de l'organisation
- Disponibilité
2. Savoir généraux et savoirs sociaux-professionnels utiles
- Connaître le fonctionnement, l'organisation et l'environnement des établissements sociaux et médico-sociaux
- Maîtriser les techniques d'écoute, d'expression et de communication
- Gestion des conflits
- Bureautique, informatique (PACK OFFICE)