Les missions et activités de l’agent se déroulent au sein du cabinet de la Présidence, sous la responsabilité du chef de cabinet.
Mission 1 : Gestion du secrétariat particulier de la Présidente
- Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier, information et orientation des appels et des usagers
- Gestion de l’agenda électronique, suivi de la messagerie électronique et des parapheurs électroniques
- Tenue à jour des comptes de services et groupes institutionnels liés à la Gouvernance sur PARTAGE : convocation, gestion des listes, dépôt de documents (ordres du jour, comptes rendus…)
- Rédaction et mise en page des courriers, des attestations et des décisions
- Préparation des dossiers supports des réunions
- Enregistrement, diffusion et suivi de l’information, classement et archivage
- Organisation d’évènements internes (Réunions, séminaires, cérémonies, déjeuners, buffets…)
Mission 2 : Assurer la gestion et continuité administrative du secrétariat de la Présidence
- Remplacement de l’assistante du DGS lors de ses absences et gestion de l’agenda du DGS
- Gestion administrative des distinctions honorifiques (en lien avec le Rectorat, écoles et différents intéressés, Association des Membres de l'Ordre des Palmes Académiques 31)
- Organisation et gestion des frais et missions de la gouvernance, des déplacements individuels et de groupes
- Appui à la Vie Institutionnelle et aux affaires générales : instances, élections…
- Rôle d’interface entre les services de la Présidence et les services centraux
Contraintes et difficultés :
- Saisonnalité de la charge de travail
- Gestion des situations d’urgence, réactivité
- Gestion d’une grande masse d’informations
- Capacité au dialogue et à la médiation
Intérêts du poste :
- Travail en autonomie,
- Vision d’ensemble de l’activité du service et de l’établissement
- Relationnel en interne et avec les différents interlocuteurs externes
- Polyvalence des missions.
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