Assistant travaux marchés privés h/f

Pour un leader dans le développement, la conception et la réalisation de bâtiments clés en main, le cabinet Sigma Lyon recrute un(e) Assistant(e) Travaux marchés privés en CDI.

Vos missions :

- Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers techniques

Assister le Responsable et les conducteurs de travaux : (6 conducteurs de travaux)

- Accueil téléphonique du Service Réalisation

- Gestion du temps (agendas, échéanciers, programmes)

- Organisation de réunions, déplacements, rendez-vous

- Création de supports (courrier, présentation power point)

- Gestion courante du fonctionnement des services (fournitures)

- Rédaction de notes et de comptes rendus

Assister les équipes Travaux :

- En établissant les contrats et avenants clients et sous-traitants

- En assurant le suivi administratif des contrats de sous-traitance : obtention des pièces administratives et des demandes d'agrément, suivi de la signature des marchés sous-traitants,

- En diffusant les documents techniques (PPSPS, documents d'accueil aux personnes concernées..)

- En réalisant l'établissement, suivi et envoi de documents techniques : courriers MOE, MOA, contrats de sous-traitance

- Etablissement des DICT (Déclaration d'Intention de Commencement de Travaux), des ouvertures de chantier

- Création et mise à jour des fiches références de l'entreprise

- En assurant le suivi administratif des marchés clients, ainsi que des contrats et pièces administratives des sous-traitants (URSSAF, assurance..)

- En établissant les cautions

- En réalisant les démarches d'ouverture de chantier sur demande du conducteur de travaux

- En réalisant le suivi des facturations sous-traitants et client

- En assistant les conducteurs de travaux pour la rédaction du PAQE (Plan Assurance Qualité & Environnemental)

- En établissant les devis des Travaux Supplémentaires à destination du client.

Gérer le reporting et la base documentaire :

- Renseigner le tableau de suivi des affaires

- Suivre et archiver les documents administratifs (attestations légales..) et les dossiers travaux/études

Missions complémentaires :

- En participant au suivi de la démarche Qualité Prévention Environnement (aide à la mise en place des documents : mise en forme, compilation, envoi au client des fiches d'évaluation, suivi des démarches et relances du service DAO et conducteurs du travaux..)

- En étant le relai du Service Réalisation auprès du Service Juridique de la Direction Déléguée (Transmission pour validation des courriers ou éléments contractuels)

- En pouvant être amené(e) à réaliser la gestion des véhicules

En pouvant être amené(e) à gérer les commandes d'EPI, à gérer le serveur, à gérer l'ouverture du courrier

Relations :

Internes : Service Ingénierie / Service Commercial / DAF / DRTO / Services juridique/assurances (Direction Déléguée)

Externes : Maitres d'ouvrages - Maitres d'oeuvre / Clients - Architectes - Bureaux d'études - Sous-traitants / Institutions (DIRECTTE)