Missions de l’assistant(e) de la Direction Juridique et Assurances :
* Secrétariat juridique de la DJA (formalités auprès du greffe (kbis etc…), auprès des CAC (docs de gestion prévisionnelle), MàJ fiche SPIE SA (application Dilitrust)….
* Gestion des agendas
* Correction et mise en page de documents, courriers, présentations (en anglais et en français)
* Organisation des déplacements, réunions (dont réunions des Conseils d’administration), conventions annuelles, …
* Gestion des notes de frais, absences (congés, RTT)
* Suivi des abonnements de la DJA
* Réception de courriers/dépôts d’actes d’huissiers: affaires/contentieux à identifier pour transmission aux filiales (suivi d’un tableau Excell).
* Mise à jour du site intranet du Groupe
Missions plus particulières:
* Budget
- Gestion des bons de commande (création et suivi sur IFS)
- Suivi et contrôle des factures (traitement et rapprochement des bons de commandes sur IFS)
Suivi du budget (rapprochement des factures et des comptes analytiques)
* Gouvernance
- Co-administrateur de l’outil documentaire du Conseil d’administration: Diligent
- Réception des documents pour les Boards (enregistrement et suivi dans Diligent et réseau interne)
- Convocations des membres des Conseils d’administration
- Registre de présence
- Suivi des traductions des PV des Conseils d’administration
- Transcription des PV Boards et AG sur les registres
- Tenue à jour de la liste des contacts «membres du Board»
- Gestion des notes de frais des administrateurs
* Liste des initiés du Groupe
- Tenue de la liste à jour (liste générale «en cours et sorties») et liste outlook
- Suivi des courriers d’entrées/sorties
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