Office manager

À propos de Pictarine Who we are Pictarine, c’est l’ambition de créer une expérience d’impression photo instantanée. Depuis 2010, notre scale-up 100% toulousaine bouscule les codes de l’édition et de l’impression photo aux États-Unis. Grâce à nos applications mobiles et web réalisées avec les dernières tendances technologiques, nous permettons à nos clients de commander leurs plus beaux souvenirs en quelques clics. Notre objectif : permettre de récupérer ses photos en moins d’une heure chez nos partenaires Walgreens et CVS. Et nous ne comptons pas nous limiter aux US ! En tant que Product Company, nous créons des produits toujours plus innovants. Nos équipes, passionnées et déterminées, relèvent chaque défi technique, explorent de nouveaux horizons et travaillent ensemble pour rendre l’impossible possible. Alors, prêt à rejoindre l’aventure de création de souvenirs mémorables avec Pictarine ? Le poste Mission and challenges Et si tu venais révolutionner le monde de l'impression photo avec nous ? Au sein du pôle Ops du département People, sous la responsabilité de la People Ops Manager, ta mission est de structurer, accompagner et faciliter la vie de nos équipes au quotidien, dans nos locaux, en accord avec la vision et les principes de notre Playbook People. Dans un contexte où nos équipes sont présentes sur site quotidiennement, tu contribues à apporter fiabilité, organisation et énergie au quotidien. Ton rôle : Ambassadeur·rice Point de contact identifié et accessible pour les équipes sur les sujets du quotidien liés aux locaux Attention portée à l'ambiance de travail et à la dynamique collective Participation à la cohésion des équipes, en lien avec le département People Office Organisation et optimisation des espaces de travail (occupation, aménagement, ajustements) Coordination des prestataires (maintenance, ménage, sécurité, fournitures…) et lien avec le gestionnaire d'immeuble Gestion des imprévus avec réactivité et recherche de solutions concrètes Suivi des règles de sécurité et des obligations réglementaires (contrôle d'accès, exercices d'évacuation, DUERP) Suivi, analyse et optimisation du budget Office en lien avec la Finance Structuration et maintien des process et outils Workplace (Notion, Slack, IA, stocks, équipements) pour garantir la fiabilité et la scalabilité au quotidien Happiness Participation à la définition du calendrier événementiel et contribution à sa cohérence avec la culture Pictarine Proposition d'initiatives pour renouveler les dynamiques, casser les routines et stimuler la vie collective Organisation et animation de moments de convivialité pour plus de 100 collaborateurs Développement et suivi de partenariats bien-être durables (sport, conciergerie…), avec évaluation de leur impact Accompagnement des équipes dans leurs événements et team buildings Attention portée au quotidien pour maintenir une énergie positive et engageante au bureau Contribution transverses : Participation à l’amélioration des process, tu challenges l’existant et tu contribues aux réflexions stratégiques du pôle People Ops Accompagnement des profils plus juniors par le partage de méthodes, bonnes pratiques et feedback — sans rôle managérial Posture d'exemplarité dans les pratiques et la collaboration transverse Profil recherché About you Avec au minimum 5 ans d'expérience : Maîtrise de la gestion de projets de bout en bout À l'aise avec la gestion de prestataires et les achats (sourcing, négociation, suivi) Sens du détail et vraie attention portée à l'expérience collaborateur Goût pour le terrain : observer, comprendre et agir concrètement Capacité à proposer des idées simples, utiles et adaptées au quotidien Organisation, fiabilité et capacité à évoluer dans un environnement en mouvement Esprit constructif et orienté solutions Excellent relationnel, sens du service et énergie positive Work @ Pictarine Environnement agile, collaboratif et international Une équipe présente sur site avec une vraie vie de bureau Locaux modernes à Labège Apprentissage continu (conférences, meet-ups, Pictarine Academy) Événements réguliers (massage, pilates, TGIF, team building…) Horaires flexibles Package attractif (RTT, mutuelle 100%, intéressement…) Avantages internes (photos gratuites, congés supplémentaires…) Recruitment process ⚙️ Tu souhaites nous rejoindre ? Viens rencontrer les gens avec qui tu vas travailler : 1ᵉʳ échange pour apprendre à se connaître avec Rachel, PeopleOps Manager (30’) Entretien d’équipe RH/Manager (60-90’) Test pratique afin de nous montrer tes talents (durée selon test) Entretien final avec un membre du COMEX (90’) Welcome aboard ! Pictarine s'engage pour la diversité et l'égalité des chances. Tous nos postes sont ouverts à toutes et à tous, indépendamment du genre, de l'expérience ou du handicap.