Responsable du service ressources

Missions :

Actrice de l’innovation et de la transformation numérique de la collectivité, la Direction de l’Information et du Numérique (DIN) centre son action autour des usagers que sont les agents de la collectivité, et les partenaires de l’institution, en mettant en œuvre techniques et méthodes innovantes permettant de répondre au quotidien aux besoins des métiers.

Le Service « Ressources » est en charge de la gestion budgétaire, comptable et financière de la DIN, ainsi que de la gestion des marchés, de l’achat public à l’exécution financière. Il pilote le budget (préparation, suivi, ajustements) et conduit les procédures d’achat en lien avec les chefs de projet, de la consultation/analyse à l’exécution financière (commandes, factures, révisions, liquidations, sous-traitance…).

Le service gère également les subventions principalement destinées aux Réseaux d’Initiative Publique Départementaux (RIP THD), les instances délibérantes, et anime plusieurs démarches transverses : Observatoire régional des prix en matière d’achat numérique, comptabilité analytique intra services régionaux, bilans et conventions de mise à disposition de moyens du Conseil Régional à ses partenaires, recherche de recettes nouvelles via dépôt de dossiers de cofinancements (FEDER, programmes nationaux et européens) et enfin gestion de la Centrale d’Achat Régionale Numérique et Télécoms régionale.

La.le Responsable du Service « Ressources » anime une équipe d’acheteurs.teuses, de chargée de mission et d’instructreurs.trices, travaillant en étroite collaboration avec l’ensemble des services de la DIN. Il.Elle a un rôle de conseil et de facilitateur.trice dans les procédures d’achat public ainsi pour le suivi de l’exécution budgétaire. Il.Elle tient également le rôle de référent.e budgétaire, et est en charge de la coordination administrative et financière de la Direction.

La.le Responsable du Service encadre une équipe de 6 agents en bi-site (Montpellier et Toulouse).

VOS MISSIONS PRINCIPALES :

Encadrement et pilotage d’un service

Vous encadrez et animez l’activité du service. Vous répartissez et planifiez les activités selon les priorités et contraintes du service. Vous régulez la charge de travail, animez les réunions, pilotez les activités des agents et mettez en œuvre les délégations de responsabilité.

Vous mobilisez votre équipe autour d’un projet de service structurant, en assurez la conduite et déterminez les moyens afin d’atteindre les objectifs fixés.

Vous favorisez la participation et l’expression de chacun, veillez à la réactivité et à la qualité du service rendu et accompagnez les changements organisationnels. Vous anticipez et régulez les conflits, tout en assurant la diffusion fluide de l’information.

Vous assurez une veille sur les pratiques professionnelles, expérimentez de nouvelles méthodes et valorisez les travaux contribuant à l’évolution des pratiques internes.

Pilotage et optimisation des ressources humaines

Vous identifiez les besoins de formation individuels et collectifs, élaborez les fiches de poste et gérez les congés, déplacements et heures supplémentaires de chaque agent.
Vous animez le dispositif d’intégration et de professionnalisation des agents. A ce titre, vous analysez les besoins d’évolution des compétences, évaluez les agents sous votre responsabilité et contribuez à leur montée en compétence.
Enfin, vous définissez les besoins de recrutement, participez aux procédures de recrutement et accompagnez la mise en œuvre des politiques de prévention des risques professionnels et les actions en faveur de la qualité de vie au travail.

Conduite et contrôle des procédures administratives et suivi juridique

Vous donnez des directives, rédigez des notes de service, tout en modernisant et sécurisant les procédures administratives, et veillez à leur bonne application. Vous supervisez la rédaction des actes administratifs, contrôlez leur légalité, et participez à l’instruction. Enfin, vous effectuez le suivi des contentieux et veillez à la conformité juridique des pratiques internes. Vous supervisez et assurez le contrôle de la qualité des actes administratifs que la direction présente à l’examen des Commissions Permanentes et/ou Assemblées Plénières.

Élaboration, exécution et suivi du budget

Vous planifiez les besoins budgétaires, élaborez le budget prévisionnel. A ce titre, vous préparez les arbitrages budgétaires et répartissez les ressources. Vous assurez le suivi et le contrôle de son exécution, en élaborant des tableaux de pilotage. De plus, vous analysez et interprétez les documents comptables et financiers afin d’établir un bilan annuel, tout en modernisant et sécurisant les procédures budgétaires et comptables de la direction.

Gestion de la commande publique et des subventions
Vous pilotez le portefeuille de procédures de la Direction, organisez et supervisez les processus administratifs (attestations de service fait, validations, etc.). Votre rôle de conseil et d’expertise auprès des services de la DIN, en lien avec les directions des Finances et de l’Achat public, vous rend garant.e de la sécurité juridique et de la performance de l’achat public.
Enfin, vous pilotez le processus de gestion des subventions, en garantissant la conformité des procédures et de leur exécution.

Profil :

VOTRE PROFIL :

•Vous maîtrisez le cadre institutionnel et juridique des collectivités : fonctionnement des administrations publiques, Code général des collectivités territoriales, règles de la commande publique et principes de la comptabilité publique.
•Vous possédez une solide expertise en gestion budgétaire et financière, et maîtrisez les procédures de marchés publics et les règles budgétaires et comptables (élaboration, exécution, analyse et contrôle des coûts, comptabilité analytique…) ;
•Vous bénéficiez de compétences managériales et maîtrisez les méthodes et outils de la gestion des activités et de l’organisation du travail ;
•Vous maîtrisez les techniques de gestion, d’analyse et de pilotage et savez élaborer des tableaux de bord, définir des indicateurs d’activité, utiliser des outils de contrôle et méthodes permettant l’optimisation des processus internes.
•Vous utilisez avec aisance les outils numériques et bureautiques, et contribuez à la modernisation des pratiques administratives et financières.
•Vous êtes une personne organisée, qui aime travailler en équipe, tout en faisant preuve de rigueur et de précision ;
•Réactif.ve, vos capacités relationnelles vous permettent d’anticiper des situations conflictuelles ou de médiation, et vos capacités rédactionnelles sont appréciées par vos pairs ;
•Force de proposition et de conviction, vous avez une réelle appétence pour le domaine des technologies de l’information dans un contexte de transformation numérique.

SPECIFICITES DU POSTE

•Déplacements réguliers sur Toulouse et Montpellier (minimum 1 fois toutes les 5 à 6s) – équipe bi-site – Permis B obligatoire
•Certaines missions sont réalisables en télétravail dans le respect du règlement du temps de travail de la Collectivité (2 jours/semaine maximum)
Résidence administrative située à Toulouse ou Montpellier .
Ce poste ouvre droit à la NBI.

Modalité de recrutement :

statutaire + régime indemnitaire