Garant(e) de la chaîne commande-facturation-recouvrement de son portefeuille clients, le/la Chargé(e) de Facturation est chargé(e) de l'ensemble des opérations administratives et comptables des contrats de vente. Ses objectifs sont de réaliser les encaissements dans les délais impartis, de réduire les créances échues et de prévenir les litiges. À partir de la contractualisation, il/elle contribue au maintien d'une bonne relation commerciale avec le client.
Gestion du dossier commercial
Effectuer la facturation d'après les éléments des contrats et collecter les informations manquantes.
Analyser dans la base de données clients ou le CRM, les composantes du compte client : historique des différents contacts, bon de commande, contrat, CGV (conditions générales de vente).
Collecter l'ensemble des données générales et les informations spécifiques impactant le contenu de la facture.
Détecter les éventuelles anomalies ou incohérences et les corriger en liaison avec les services concernés.
Suivre la vie du dossier avec l'équipe Pilote (du contrat au paiement).
Gestion de la facturation et suivi
Établir la facture conformément au processus interne : saisie, codification, édition, rattachement des documents annexes (devis, avoir, bon d'expédition non facturé, avis de paiement, document technique etc.).
Établir la pré-facturation et l'envoyer au client pour validation.
Assurer l'émission de la facture auprès du client et sa bonne réception, suivre la créance puis relancer le client (par téléphone, mail, courrier).
Contrôler le délai de règlement et suivre l'encaissement.
Suivi des relations clients
Traiter et enregistrer les éventuelles réclamations ou litiges liés à la facturation en s'appuyant sur les services concernés puis analyser leur contexte et rechercher les causes imputables.
Suivre les différends en-cours.
Maintenir un bon relationnel avec le client.
Suivi comptable et reporting
Transmettre au service comptable les informations liées aux encaissements et nécessaires au lettrage ; réaliser le lettrage si nécéssaire.
Exploiter la balance âgée (document comptable regroupant les clients par dates d'échéance des encaissements).
Suivre et mettre à jour la base de données clients (adresse, historique des contacts, créances etc.) puis classer et archiver tous les documents contractuels et administratifs rattachés.
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