Chargé de la gestion des assemblées

Relations fonctionnelles

Relations régulières avec l'ensemble des membres du Cabinet, les Elus du Département, le Directeur général des services, et les Directions.

Missions



Il est garant du contenu des rapports et délibérations des assemblées plénières et commissions permanentes, dans le respect des textes et identifie naturellement les situations de conflits d’intérêt nécessitant un déport.



Il participe aux instances et aux commissions préparatoires (environ 50 réunions qui se tiennent en journée) pour lesquelles il assure la préparation en se référant au règlement intérieur.



Il prend en charge le processus de tenue des assemblées plénières (42 élus) de la phase d’envoi des invitations, à la phase de publication des délibérations, dans le respect du cadre juridique et des délais règlementaires.


A ce titre, il :

• intervient de manière anticipée au niveau de la préparation des consignes d’élaboration des recueils et de la convocation des conseillers départementaux (aws – sarthe légalité)

• suit l’élaboration des rapports et des délibérations (logiciel Airs délib) par les Directions métiers et est responsable de la tenue des délais et du contenu,

• prépare les fichiers qui permettent les recueils des votes en séance et le suivi des procurations,

• élabore les relevés de décisions, et centralise les résultats des votes (à mains levées) en collaboration avec les collègues du Pôle,

• met à disposition les recueils nécessaires à l’étude des affaires en amont des séances,

. prend en charge la procédure post séance à la fois par la réception de flux financiers et à la fois par la transmission dématérialisée de l’ensemble des éléments au contrôle de légalité, et adresse au prestataire les éléments nécessaires à la retranscription des débats,

• consolide les différents éléments préparant les PV en vue de leur adoption à la plénière suivante

• s’assure de la publication des actes sur intranet et internet en lien avec la Direction de la communication.



Il intervient dans un environnement fortement dématérialisé et procéduré et fait preuve de sang-froid pour gérer les imprévus.



De plus, dans une logique d’amélioration de la qualité entrante, il co-anime avec les collègues du Pôle des sessions d’information sur le droit des assemblées, la rédaction de rapports et délibérations et l’utilisation du logiciel métier (Airs délib).

ans un esprit de modernisation et d’innovation, il participe activement à la vie du Pôle en se montrant force de proposition sur les pratiques professionnelles existantes et la recherche de gains potentiels, et contribue, par ses connaissances et son expérience professionnelle, à faire évoluer les pratiques en terme de déports, de rédaction des délibérations, de déroulement des séances (suspension, mode de votation, amendement). Sensible au thème du contrôle interne / responsabilité du gestionnaire public, il sait rester en veille.

Il peut être amené à travailler en mode projet en fonction des sujets à traiter par le Pôle.


Une première expérience en renouvellement d’une assemblée serait appréciée."



Activités principales

Organisation et planification de réunions

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Rédaction de délibérations

Organisation et gestion des assemblées délibérantes

Assistance et conseil auprès des élus et/ou de la direction

Conseil auprès des Managers

Conseil auprès des agents

Diplômes et niveaux d'expérience requis

Bac + 2

1 à 3 ans

Caractéristiques particulières

Travail en équipe

Permis B

Disponibilités

Savoirs

Connaissance des institutions

Connaissances de dispositions juridiques dans son domaine

Savoir-faire

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions

Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités

Respecter les règles de déontologie liées à son activité

suivre les actions, vérifier l'efficacité des interventions

Travailler en coopération avec d'autres partenaires

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)

Concevoir des procédures

Formaliser, développer, et animer des processus de pilotage

Savoir-être

Faire preuve du sens de la communication et du contact

Faire preuve du sens des responsabilités

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de rigueur et de méthode

Faire preuve d'autonomie

Se montrer ouvert aux changements