[67370] CHU DE MONTPELLIER
DEFINITION :
L'assistant(e) administratif/ ve travaille sous la responsabilité de la Coordinatrice régionale ; C'estun(e)interlocuteur(trice) pour tous les acteurs qui participent aux activités du CoReSS sur l'ensemble de son territoire.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Ses missions principales s'articulent autour des axes suivants :
Gestion Administrative et Organisationnelle :
· Assurer le secrétariat courant : gestion de l'agenda, organisation des réunions (convocations, préparation des supports, procès-verbaux), gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi), classement et archivage des documents (physiques et numériques).
· Prise de notes et rédaction des comptes rendus lors des réunions du comité. · Gérer les aspects logistiques des événements organisés par la coordination (formations, colloques, réunions partenariales, webinaires, etc.) : réservation de salles, gestion des inscriptions, organisation matérielle, suivi des prestataires.
· Assurer le suivi administratif des dossiers (conventions, partenariats, etc.).
· Participer à l'élaboration et au suivi des outils de gestion administrative et de reporting.
· Gérer des ordres de missions et formation des membres de l'équipe
· Gérer des commandes validées par la coordination de fournitures de bureau et de matériel de formation, suivi des stocks, veille au bon fonctionnement et à la répartition du matériel bureautique (photocopieur, fax, scanner et visioconférences.).
Communication et Information :
· Assurer l'accueil téléphonique et physique, filtrage de l'information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins.
· Gérer la boite à lettre fonctionnelle du CoReSS Occitanie et relais des informations.
· Recensement et mise à jour permanente de l'annuaire des acteurs du CoReSS et des groupes de diffusion.
· Mettre en forme divers documents (courriers, notes d'information, présentations, etc.).
· Rédaction d'outils d'évaluation validés par le responsable de formation (questionnaire
Google drive, grilles d'évaluation des retours des formations)
· Diffuser l'information auprès des partenaires et des publics concernés (mise à jour de listes de diffusion, envoi d'informations ciblées).
· Participer à la mise à jour des outils de communication de la coordination (site internet, réseaux sociaux - en lien avec le/la chargé/e de communication si existant, newsletter).
· Assurer la veille documentaire et la diffusion d'informations pertinentes dans le domaine de la santé sexuelle.
· Gestion comptable de base :
· Préparer les éléments nécessaires aux demandes de remboursement et aux facturations.
· Soutien aux projets et partenariats :
· Apporter un soutien administratif et logistique à la mise en oeuvre des projets de la coordination.
· Faciliter la communication et les échanges avec les partenaires.
· Participer à l'organisation de rencontres et d'événements partenariaux.
Description du profil recherché:
SAVOIR FAIRE REQUIS :
Compétences techniques
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
- Evaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses nature
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
- Utiliser les outils bureautiques /TIC
- Maîtrise des outils bureautiques
Compétences relationnelles
-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Travailler en équipe et en réseau
- Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
- Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
Contribution à l'organisation
-Analyser et optimiser un / des processus
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Secrétariat
- Communication
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Bureautique
- Internet/intranet
PREREQUIS INDISPENSABLES :
- Rigueur - Discrétion -Disponibilité,
- Autonomie - Prise d'initiatives,
- Capacité à travailler en équipe - Facilité d'adaptation,
- Capacité à adapter sa communication à l'interlocuteur,
- Respect des règles professionnelles hospitalières.
- Maîtrise des outils bureautiques dont Word, Excel, Power Point, Publisher.
PREREQUIS SOUHAITES :
- Connaissance des ressources territoriales en milieu hospitalier, libéral, médico-social, associatif, .
- Expérience significative (minimum 2 ans souhaitée) sur un poste similaire, i
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