Assistant de gestion formation h/f

Direction : Administration pénitentiaire Affectation : Département des Ressources Humaines er Relations sociales / Unité Recrutement Formation Qualification/Centre pénitentiaire de rattachement Statut : Catégorie C/ Adjoint administratif Informations générales Corps / Grade : Adjoint administratif Domaine fonctionnel RMFP : Ressources humaines Emploi-référence RMFP : Gestionnaire RH Groupe IFSE : 2 NBI : X points Poste vacant Poste susceptible d'être vacant Durée d'affectation attendue sur le poste : 2 ans Localisation administrative et géographique CP Sud Francilien, Le Plessis Picard, 77550 Réau Description du poste Missions du poste Placé sous l'autorité directe du responsable du pôle, l'assistant de gestion doit : - Effectuer la gestion administrative du service de formation - Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents : réception des appels, prise de message, orientation du public et des appels vers les différents services, primo-renseignements pour l'ensemble des publics qui effectue un stage à la maison d'arrêt/centre pénitentiaire. Vos activités principales Gestion du courrier - Réception, traitement et diffusion de l'information (DISP, ENAP, équipe de formation) - Traitement du courrier départ/arrivée, transmission aux agents Tâches administratives - Suivi de l'agenda du service - Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (notes de service, courriers, tableaux) - Création et suivi des tableaux de présence pour les formations continues - Création et alimentation des tableaux pour les formations initiales en lien avec le logiciel VIOLETTE - Copie et diffusion des notes de service une fois validées et signées - Saisie dans le logiciel HARMONIE et édition des attestations de stage - Photocopies des supports de cours - Prise des différents messages téléphoniques et renseignements sur diverses questions - Tri, classement et archivage des dossiers formations - Demande de B2, création des autorisations d'accès, copie et diffusion sur le commun - Suivi des commandes de fournitures - Transmission des fax à la DISP et à l'ENAP - Liaisons avec la DISP et l'ENAP (téléphone, mails, suivi des envois des dossiers des élèves et des stagiaires) - Saisie, édition et transmission à l'ENAP des attestations de restauration et d'hébergement - Possibilité de participation à des surveillances de concours - Elaboration du bilan d'activités - Missions annexes : Formations DISP et ENAP - Diffusion des appels à candidatures - Transmission des candidatures par télécopie ou par mail - Transmission aux agents des notes de rejet ou de convocations - Transmission à l'ENAP par télécopie de la confirmation de participation - Edition de la note de services - Copie et diffusion de la note de services Gestion des dossiers liés aux droits à formation des agents (CEDIF, DIF) - Renseignement des agents - Remise de dossiers Nombre d'agents à encadrer A B C Sans objet Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI NON Le titulaire de ce poste est soumis à l'ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l'administration pénitentiaires Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules) Ordinateur portable Les activités du service Les pôles de formation ont pour mission de favoriser l'accueil, le suivi et l'évaluation des élèves et stagiaires au sein des établissements pénitentiaires et des SPIP, de développer la formation continue de proximité des agents, contribuant aux missions des différents services ainsi qu'à l'actualisation et l'harmonisation des pratiques professionnelles, de mutualiser les moyens pour faciliter de manière équitable l'accès à la formation de l'ensemble des agents du pôle considéré. Composition et effectifs du service 8 agents Votre hiérarchie N1 Séverine PEGEOT, cheffe de pôle N2 Cécile GREMILLON, adjointe chef unité recrutement formation qualification N3 Ludovic GROSPERRIN, chef unité recrutement formation qualification Vos interlocuteurs métiers L'ensemble des départements de la DISP, l'ENAP, la DAP, les pôles de formation Votre profil Vos principales compétences à mettre en oeuvre Connaissances Savoir-faire Environnement et fonctionnement de la fonction publique d'Etatd'Etat fonction publique de l'État (notamment administration pénitentiaire) ; Suivre plusieurs dossiers en parallèle Réglementation de la formation professionnelle Prioriser et organiser son activité Maîtrise des outils bureautique (word, excel, powerpoint) Savoir-être Discrétion Adaptation et réactivité Bonnes qualités relationnelles Expériences professionnelles antérieures souhaitées Offres de formation associées à votre prise de poste Sensibilisation au milieu carcéral Perspectives d'évolution professionnelle Informations complémentaires Organisation de travail : Restauration : oui, restaurant administratif Accessibilité en transport / Parking : oui Vos contacts pour déposer une candidature La procédure de votre recrutement Renseignements et candidature Poste nécessitant une enquête administrative de sécurité OUI NON Sévrien PEGEOT, cheffe de pôle @. Ludovic GROSPERRIN, CURFQ @. Cécile Grémillon, Adjointe CURFQ