Description entreprise :
Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.
Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.
L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.
Population accueillie : Enfants, adolescents et adultes souffrants de Troubles du Déficit Attentionnel, avec ou sans Hyperactivité (TDAH) / Adolescents pris en charge en VADI
Description du poste :
Le ch charles perrens recrute dès que possible un/e AMA - Pôle PUPEA CDD de 6 MOIS
Missions générales du poste :
* Assurer et organiser le secrétariat du CREDAH et des VADI dans le respect des règles institutionnelles.
* Saisie de l'activité du CREDAH et des VADI.
Activités principales :
* Accueil, orientation, permanence téléphonique et correspondance écrite auprès des familles et des professionnels.
* Interface entre les familles et les professionnels, entre les différentes équipes et les médecins.
* Programmation et gestion des plannings de consultations, de bilans et de synthèses en concertation avec les médecins, le psychologue et les paramédicaux.
* Saisir, suivre et diffuser les courriers, comptes-rendus, documents et rapports médicaux et paramédicaux.
* Réception des demandes et constitution des dossiers patients, recherche d’informations complémentaires si nécessaire.
* Organisation et planification des groupes de patients, réalisés au sein de la structure.
* Gestion des commandes (matériel et fourniture).
* Conformément aux règles et procédures en vigueur notamment en termes de tenue du dossier minimum commun :
▪ Constitution, tenue, archivage et numérisation des dossiers patients.
▪ Saisie informatique des données et de l'activité.
* Saisie informatique de l'activité annuelle du service et participation active à la rédaction du rapport d’activité du CREDAH et des VADI.
* Saisie des comptes rendus de réunion
* Participation aux réunions de service
* Contribution à la délivrance de renseignements d'ordre général, dans son domaine de compétences.
* Travail en collaboration avec les secrétariats et les autres professionnels du pôle.
* Participation à la démarche qualité.
* Implication dans les entretiens annuels d'évaluation et de formation.
Profil recherché :
Diplôme et/ou qualification :
* Bac Sciences Médico-Sociales.
* Diplôme de Secrétariat Médico-Social.
Connaissances :
* Compétences dactylographiques et sténographiques (courriers médicaux).
* Maîtrise de l'outil informatique :
▪ Logiciels: Pack Office, Open Office, Hôpital Manager, WEBEX, ZOOM,...)
▪ Recherche internet
▪ Outils Intranet
* Connaissances détaillées du vocabulaire médical.
* Connaissances juridiques : réglementation, droit des patients.
* Sensibilité aux pathologies psychiatriques et au handicap.
* Aptitudes de base à gérer des tableaux de bord d’activité, de comptes et des commandes.
Savoir être :
* Être intègre et respectueux de la déontologie.
* Être rigoureux et responsable.
* Avoir le sens de l'accueil et capacités de communication (partage et diffusion des informations).
* Savoir coopérer avec l'ensemble des acteurs du service (médicaux et paramédicaux).
* Être autonome et avoir sens de l'initiative.
* Avoir des capacités relationnelles et l'esprit d'équipe.
* Respecter la confidentialité et le secret professionnel.
* S'inscrire dans une démarche de réflexion et de formation.
* Savoir s'inscrire dans un processus d'évolution et d'adaptation au projet médical du pôle.
* Avoir des capacités d'organisation, de coordination et d'anticipation.
* Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail et de rendez-vous des membres de l’équipe.
* Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
* Hiérarchiser les activités du secrétariat.
* Coopérer avec l’ensemble de l’équipe.
* Rendre compte de son activité
* S'inscrire dans les démarches institutionnelles (Ex.: Démarche qualité, …)
Spécificités du poste :
* Poste à temps plein (50 % CREDAH / 50 % VADI)
* Horaires de travail selon protocole local d'aménagement de la réduction du temps de travail.
* Planification des congés sur les périodes de fermetures annelles
* Gestion coordonnée des congés en équipe.
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