Assistant coordination - summer school h/f

Sous la responsabilité de la Directrice de la Summer School & Short Courses et fonctionnellement en lien avec toute l’équipe, vous devrez notamment assurer les fonctions suivantes :

* Communication avec les étudiants et service client : agir en tant que premier point de contact pour les prospects, les candidats, les étudiants inscrits et les enseignants; assurer, principalement en anglais, ce contact par plusieurs canaux : téléphone, email, outil d’admissions, de visu, etc ;

* Organisation administrative et logistique de tous les programmes (Winter School, Summer School et programmes sur-mesure) :

- création des unités pédagogiques et inscriptions pédagogiques sur l’outil de la scolarité, édition des cartes d’étudiants, suivi de l’assiduité, vérification, édition et envoi des relevés de notes et certificats de participation

- coordination des dossiers administratifs des enseignants et autres intervenants de la Summer School & Short Courses en lien avec le Pôle enseignant (confirmation de l’intervention, suivi des dossiers administratifs, édition des lettres d’engagement, paramétrage des informations dans le système de la scolarité, vérification et validation des rémunérations)

- réservation des salles de cours et pour les évènements, commande et impression des supports des enseignants, signalétique

- mise à jour et suivi des divers calendriers des programmes : créer, communiquer et veiller au respect des emplois du temps

- organisation et suivi de l’évènementiel des programmes : journées d’accueil et de clôture, premiers jours des cours, sorties, interventions d’intervenants extérieurs

* Gestion de la relation avec différents prestataires pour le logement, les activités extrascolaires, le service traiteur, les transports… : définition des besoins, négociation des prestations, suivi des commandes & facturation, etc ;

* Gestion budgétaire : Demande de devis, demandes d’achat, suivi facturation et mise en paiement dans le logiciel de gestion financière, en lien avec la Direction financière ;

* Coordination globale du service :en place de rétro plannings, liaison entre les différentes responsables de programmes, répartition des messages et tâches dans la boîte de réception d’emails du service, suivi des notes de frais, du courrier, réservation des voyages, commande de fournitures, etc.

Le poste est ouvert en CDD, dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, pour une durée initiale de 4 mois, à compter de début décembre 2025. Le poste est situé à Paris (7ème).