Responsable administratif(ve) et financier(ère)

Responsable administratif(ve) et financier(ère)


Responsable administratif(ve) et financier(ère)

AgroParisTech est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel de type grand établissement d’enseignement supérieur et de recherche. Placé sous la tutelle du ministère chargé de l’agriculture, ses domaines de compétence recouvrent l’alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires, la protection de l’environnement, la gestion durable des ressources naturelles et la valorisation des territoires.

L’établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ». AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon et les résidences étudiantes localisées à Paris, l’unité de recherche et développement ABI à Reims et l’antenne d’Orléans.

Le poste est basé sur le campus de Palaiseau au sein du département des sciences et ingénierie agronomiques, forestières de l’eau et de l’environnement.


Conditions Spécifiques

* Des navettes depuis Paris (Porte d’Orléans et Nation) et Versailles sont organisées par l’établissement pour rejoindre le campus de Palaiseau – accès RER C ou B
* Le télétravail est envisageable pour ce poste.
* Différentes options de temps de travail sont possibles
* Prestations sociales du MASA (chèques vacances, CESU…)
* Accès à la restauration collective - parking
* Dans le cadre de la politique « Egalité professionnelle » et « Diversité » du ministère de l’agriculture et de la souveraineté alimentaire, le poste est ouvert aux candidats reconnus en situation de handicap


Objectifs du poste

Sous l’autorité du président du département d’enseignement et de recherche SIAFEE, la personne responsable administratif et financier (RAF) est responsable des affaires générales du département, de la gestion financière, de la gestion des RH et des questions administratives. En outre, la personne recrutée assure le suivi de l’exécution des conventions et projets de recherche et d’enseignement, nationaux et européens, contractés par les enseignants chercheurs du département.


Description des missions à exécuter

En tant que responsable des affaires générales du département, il/elle devra :

* participer aux réunions du bureau du département dont il/elle est membre permanent et qui comprend le président et des vice-président(e)s ;
* participer à l’organisation et intervenir dans différentes instances internes à l’établissement au nom du président de département (Séminaires, AG…) ;
* assurer l’interface avec les gestionnaires des UMR dont le département est cotutelles ;
* superviser l’exécution des conventions de recherche et de formations contractés par les EC du département en articulation étroite avec les autres services impliqués ;

En tant que responsable financier du département, la personne recrutée devra :

* préparer le budget initial annuel agrégé du département en vue des dialogues budgétaires avec la direction financière de l’établissement et assurer le suivi de son exécution en lien avec la Présidente ;
* préparer, coordonner et centraliser les budgets initiaux des 4 services opérationnels (Paris-Grignon, Nancy, Montpellier et Kourou) et les budgets sur soutiens de programme et recettes propres des huit unités mixtes de recherche (UMR) où sont affectés les EC du département ;
* mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et procédures administratives, budgétaires et de gestion ;
* assurer les fonctions d’ordonnateur du budget du département ;
* encadrer les activités et opérations des personnels en charge du budget du département ;
* superviser et valider l’exécution du budget de l’ensemble du département
* accompagner l’instruction, la validation, le suivi et le reporting des contrats européens et des conventions sur ressources propres et ressources affectées contractées par les EC du département en lien avec les services dédiés (Direction de la Recherche : DRITT, DRIE).
* établir des bilans périodiques de suivi financier destinés à la direction financière d’AgroParisTech ;
* participer à la mise en œuvre du contrôle de gestion et à la définition d’indicateurs de gestion ;
* assurer le relais fonctionnel entre les services transversaux d’AgroParisTech (direction générale, direction de la recherche et de la valorisation, direction des affaires financières et des achats) et le département, sur les différents sites où SIAFEE est présent.


Ressources humaines et organisation

Pour exercer ses missions, la personne recrutée est assistée d’une équipe support, qui comprend cinq agent(e)s basé(e)s à Palaiseau, et des correspondant(e)s dans les sites de Nancy, Kourou et Montpellier, dont elle devra organiser, coordonner et superviser les activités. La personne assurera également le lien entre le département et les directions de l’établissement concernés par son activité (DRH, Direction financière, DRITT).

* suivre les dossiers des personnels titulaires ingénieurs, techniques et administratifs et des personnels contractuels du département (entretiens annuels, propositions d’avancement, gestion du temps, formation continue, congés, arrêt maladie, etc…) ;
* instruire les dossiers de recrutement des personnels contractuels, en relation avec la direction des ressources humaines de l’établissement, direction avec laquelle il assurera le relai fonctionnel avec le département ;
* informer les agents et les responsables d’équipe des procédures mise en œuvre et des diverses réglementations applicables au sein du département


Champ relationnel du poste

L’ensemble des personnels du département SIAFEE (60 enseignants-chercheurs (EC) et 23 personnels techniques et administratifs (ITA), répartis sur cinq sites (Paris, Grignon, Nancy, Montpellier, Kourou), les RAF des quatre autres départements d’enseignement et de recherche, la direction des affaires financières et des achats, direction des ressources humaines, etc…


Compétences liées au poste

Savoirs Savoir-faire / Savoir-être

* Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’établissements publics
* Connaissance approfondie de la gestion financière, des règles de la comptabilité publique applicables aux établissements publics et de la nouvelle gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) issues du décret de novembre 2012
* Maîtrise des procédures et calendriers budgétaires
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des applications informatiques spécifiques (GFD, Pep premium etc.)
* Connaissance de la règlementation des fonds européens et des marchés publics
* Connaissance en démarche qualité et contrôle de gestion
* Connaissance des enjeux de la gestion des ressources humaines
* Connaissance de la nature des activités des diverses structures et centres de l’établissement
* Expérience de management d’équipes administratives
* Analyser et synthétiser les besoins budgétaires sur un périmètre défini (enseignement, recherche, appui)
* Poser un diagnostic rapide et précis afin de définir les préconisations utiles
* Argumenter sur les niveaux des crédits (prévision et exécution) en faisant le lien entre objectifs et moyens
* Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision
* Elaborer un budget prévisionnel et réaliser des simulations
* S’adapter et réagir très vite aux nouvelles situations / organisations
* Travailler en réseau avec les différentes structures du département et de l’établissement
* Maîtriser les délais et anticiper les échéances
* Répartir et planifier les activités en fonction des priorités et des contraintes
* Savoir être à l’écoute et s’adapter aux besoins de personnels divers (ingénieurs, techniques et administratifs, enseignants, chercheurs)
* Encadrer et animer une équipe
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