Assistant.e de gestion h/f

Nous vous proposons un poste au sein d’un Groupe innovant et à l’écoute de ses collaborateurs.
Concepteur, constructeur, promoteur et gestionnaire, GA Smart Building propose des solutions smart, design et connectées.


Nous nous appuyons sur une forte approche industrielle et fabriquons dans nos 5 usines françaises réparties sur l’ensemble du territoire les différents composants destinés à la construction des projets immobiliers que nous concevons puis les assemblons sur site.

Vous êtes rattaché(e) au directeur de GA Services qui assure la supervision globale des équipes de gestion de portefeuilles immobiliers tertiaires (gestion technique, gestion locative, gestion administrative). L’assistant(e) de Gestion assiste les gestionnaires d’immeubles et la comptabilité notamment dans des tâches administratives essentiellement.

Vous assistez les gestionnaire de patrimoine immobilier :

1. L’assistant(e) administratif assure les envois des contrats des prestataires et suivi jusqu’à signature
2. Il/elle passe des ordres de services et gère le planning d’intervention sur demande des gestionnaires.
3. Il/elle rédige et actualise trimestriellement l’avancement de la maintenance et assiste les gestionnaires dans la création des rapports de mises en conformité et des rapports de gestion trimestriels.
4. Il/elle assure la mise en forme et l’envoi des convocations des assemblées générales
5. Il/elle assure la création et paramétrage d’immeubles dans le logiciel de gestion et la mise à jour des données générales du site.

Vous effectuez les tâches administratives :

6. L’assistant(e) administratif rassemble et met en forme les différents travaux de secrétariat du service.
7. Il/elle effectue le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier.
8. Il/elle saisit et met en forme les documents, projets de courriers, les transmet et les classe.
9. Il/elle suit l'état des stocks des fournitures, identifie les besoins en approvisionnement et établit les commandes.

Vous gérez l’accueil téléphonique :

10. L’assistante technique prend les messages en cas d’absence des collaborateurs du service
11. Interlocuteur de premier niveau auprès de nos locataires et de nos fournisseurs

Vous êtes diplômé(e) d'un BTS en assistant manager, GPME ou Comptabilité et Gestion. Une expérience dans l’assistanat de gestion et plus particulièrement dans le secteur de l’immobilier d’entreprise (property management) serait appréciée.

Vous maîtrisez les outils de bureautique et informatiques.

Vous avez le sens du service, vous êtes motivé(e) et appréciez le travail en équipe.