En rejoignant l'équipe de Virginie, vous assurez le suivi opérationnel et administratif des politiques voitures et voyages.
Pour cela, vos missions principales seront les suivantes :
* En lien direct avec les loueurs et prestataires, vous assurez l'application de la politique véhicules définie et organisez la gestion logistique et administrative du parc automobile des sociétés françaises du Groupe, en garantissant la disponibilité et la conformité des véhicules :
- Vous planifiez les commandes et renouvellement des véhicules de fonction et de service, et optimisez le fonctionnement du parc en termes de coûts et délais selon les besoins et usage de l'entreprise
- Vous veillez à la bonne gestion du parc cet assurez le suivi de chaque véhicule (démarches associées aux entrées et sorties, sinistres, contraventions, kilométrage, etc.)
- Vous organisez les réparations éventuelles, l'entretien, et les contrôles techniques des véhicules de sociétés
- Vous êtes garant de la bonne transmission des informations nécessaires à la mise à jour des avantages en nature auprès des services concernés
- Vous mettez à jour les tableaux de suivi et alertez en cas d'anomalies constatées
* Vous participez à la négociation avec les prestataires et les fournisseurs (location, carburants, garages, pneus)
* Vous contribuez à l'application de la politique voyage, contrôlez le respect des règles dans les réservations et les demandes de déplacement
* Vous veillez à la bonne utilisation des outils de gestion des voyages par les utilisateurs internes et intervenez en support aux collaborateurs / correspondants internes sur les règles et procédures
* Vous gérez et renouvelez les cartes d'abonnement (SNCF, compagnies aériennes, etc.)
* Vous assurez la coordination avec l'agence de voyage, suivez l'évolution des prestations proposées et participez à l'amélioration continue du service
* Vous faites appliquer les consignes internes liées à la sécurité des déplacements professionnels et participez à la gestion des dispositifs d'assurance voyages
* Vous aidez à la constitution des dossiers pour les voyages en zone à risque, et transmettez les recommandations actualisées aux collaborateurs (pratiques locales, mesures de précaution)
* Vous préparez les éléments nécessaires à l'analyse budgétaire, vérifiez la facturation et participez au suivi du budget déplacements.
* Vous participez à la communication et à la mise à jour des documents liés aux politiques voyage et voiture
* Partenaire privilégié des collaborateurs, vous assurez un service de qualité en entretenant confiance et proximité avec les clients internes.
De formation Bac +2 en Assistanat / Gestion administrative / Tourisme, vous possédez une expérience professionnelle de 3 à 5 ans sur des fonctions similaires.
Vous maitrisez les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Ppt, Teams).
Les normes et règlementations relatives aux voyages et déplacements n'ont pas de secret pour vous et vous possédez des compétences en gestion budgétaire et négociation.
Votre rigueur et votre fiabilité alliées à votre sens de l'organisation, vous permettent d'assurer une excellente gestion des différents dossiers, mais également un pilotage des prestataires de qualité.
Orienté client, votre relationnel et votre sens du service vous permettent d'entretenir d'excellentes relations avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.
Vous êtes force de proposition et à l'aise avec la gestion des priorités.
Vous savez travailler de manière autonome tout en ayant un bon esprit d'équipe.
Ce poste évoluant dans un contexte international, vous maîtrisez impérativement l'anglais aussi bien à l'oral qu'à l'écrit.
Votre rémunération : Partie fixe sur 13 mois + bonus + participation + intéressement
Vous bénéficiez aussi d'avantages comme :
* Une carte tickets restaurant
* Des Chèques Emplois Services Universels pour financer des prestations de services à la personne (garde d'enfant, ménage, travaux, etc.)
* 6 jours de télétravail par mois
* Un accompagnement à la mobilité personnalisé en cas de déménagement
Et également :
* Un séminaire d'intégration collectif
* Des rencontres individuelles et collectives avec les membres de la Direction.
* Un plan de formation individualisé
* Un suivi de carrière régulier et personnalisé avec de nombreuses opportunités professionnelles.
* De nombreux évènements internes.
* La possibilité de partir en mission humanitaire via la Fondation Théa.
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