Chargé accueil et vie stagiaire h/f

M2I Formation est un centre de formation, Leader dans le domaine du numérique en France depuis presque 40 ans. Nous dispensons des formations dans de nombreux secteurs d'activité tels que l'informatique, la bureautique, le multimédia mais aussi le Management.
A ce jour, le groupe se compose de 350 collaborateurs répartis sur une trentaine d'agences sur le territoire. Notre mission est d'accompagner plus de 4200 clients actifs allant de la petite PME aux grands groupes.
Les apprenants viennent se former chez nous grâce à nos multiples typologies de formations :

- Les formations courtes : destinées aux professionnels
- Les cycles longs : pour des publics souhaitant monter en compétences ou se reconvertir ou des étudiants souhaitant se former à des métiers en alternance.
Nous sommes tous portés par 3 valeurs qui nous sont chères : La bienveillance envers les collaborateurs, la proximité avec nos apprenants et avec les équipes en place et l'excellence de nos formations.
Rejoindre M2i, c'est contribuer au développement des talents de demain, alors rejoignez-nous !
Nous recherchons pour notre agence de Lyon PART DIEU notre futur(e) Chargé(e) Accueil et vie stagiaire.
Ainsi voici les missions qui vous seront confiées :
1. Accueil :

- Ouvrir les bureaux et accueillir les apprenants chaque matin
- Gérer les appels téléphoniques lors de l'ouverture,
- Prévenir par mail les Conseillers en formation concernés des absences et les déclarer dans notre outil de gestion


2. Suivi stagiaires et administratif :

En amont

- Réaliser les recherches via notre outil de gestion : Apprenant à partir d'un N° salle ou nom de l'apprenant et le Conseiller formation associé au client, mise en conformité des sessions
- Générer le dossier pédagogique dans notre outil de gestion et l'envoyer par mail au formateur 72h avant la formation,
- Gérer et commander les supports pédagogiques pour les sessions de formation présentielles et distancielles,
- Préparer le tableau des stagiaires non identifiés et en attente tous les mercredis,
- Noter les coûts sur les sessions : supports, restauration, petit déjeuner s'il a lieu
Pendant

- Participation aux réunions pour le contrôle de chaque session de la semaine S+1,
- Préparation des salles de formation au fur et à mesure (feuilles de salle, liste de bienvenue, état des lieux des salles),

En fin de formation

- S'assurer de la complétude des dossiers en fin de formation (signature feuilles d'émargement, restauration, certifications et évaluations)
- Relance des documents manquants auprès des stagiaires et des formateurs avant clôture,
- Déclaration de certaines sessions via les plateformes partenaires.
De formation supérieure type Bac +2, vous disposez surtout d'une expérience significative (au moins 2 ans), sur un poste d'assistant(e) administratif(ve).
A l'aise dans la saisie et avec le pack office de manière générale, vous faites preuve d'une organisation à toute épreuve.
Vous êtes reconnu(e) pour votre souplesse d'esprit, votre bon relationnel et votre volonté de bien faire.
Vous savez anticiper afin de ne pas être submergé(e) et chercher les informations auprès des bons interlocuteurs. Une bonne mémoire serait un plus dans le suivi des dossiers !
Si vous vous reconnaissez parmi ces qualités, alors postulez !
- Mutuelle,
- Carte restaurant Bimpli à hauteur de 9€,
- Télétravail occasionnel (si pas de stagiaire présentiel)
- Horaires : 8h30-12h, 14h-17h30
- Remboursement des transports à hauteur de 50%