Directeur/directrice des moyens généraux - poste susceptible d'être vacant - h/f

Poste suscpetible d'être vacant à compter du 01/10/2025

MISSIONS :

Organiser et conduire la mise en œuvre des orientations stratégiques des Moyens Généraux de l'Ecole, piloter les services de la direction des Moyens Généraux ;

Encadrer et coordonner les interventions des services et prestataires des moyens généraux en lien avec les autres services d’appui en cohérence avec le Schéma directeur Développement Durable et Responsabilité sociétale : logistique-manutention, Gestion des salles, Courrier, Nettoyage, Gestion écoresponsable ;

Coordonner la gestion logistique des résidences : état des lieux, nettoyage, mobiliers, laveries... Coordonner l'acquisition du mobilier administratif et scolaire.

ACTIVITES :

Activités principales

* Planifier, encadrer et coordonner les interventions d'une ou plusieurs équipes en matière de logistique et de services généraux : accueil physique et téléphonique, courrier, gardiennage, gestion du parc automobile, conduite automobile, nettoyage des locaux, manutention
* Piloter une enveloppe budgétaire liée à ses activités, élaborer, justifier et exécuter le budget du service
* Définir et conduire des politiques des achats et les procédures d'appel d'offre, gérer et suivre les marchés et contrats relatifs à la gestion matérielle de l'Ecole Assurer l'interface et le suivi technique des prestations avec les entreprises intervenant sur site dans son domaine d'activité
* Contrôler le service fait des prestataires extérieurs (notamment propreté des lieux et installations)
* Gérer administrativement et techniquement le parc automobile : affectation des véhicules, entretien, réparation, budget, assurance
* Gérer des stocks : commandes, facturations, réception, entreposage, catalogage et inventaire
* Coordonner la gestion des déchets : collecte, transport, tri et traitement (papier, carton, métaux, mobilier...)
* Coordonner le bon fonctionnement matériel des résidences et la gestion des états des lieux
* Superviser le service de réservation des salles, la gestion de l'amphithéâtre Mérieux, la coordination et le bon déroulement des manifestations externes et internes
* Décliner la politique immobilière et mobilière par l'ajustement de l'organisation, le choix des outils, la définition des objectifs et le suivi des indicateurs
* Assurer une veille stratégique, identifier et proposer des pistes nouvelles, assurer une veille sur les sources potentielles de financement et les évolutions réglementaires
* Proposer et conduire une politique de communication en interne et à l'externe, s'assurer du relais des informations en interne
* Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Description du service

Sous l'autorité hiérarchique directe de la directrice générale des services adjointe Recherche et simplification, le-la directeur-rice des Moyens Généraux assurer l’encadrement d’une trentaine d’agents répartis en 5 équipes, chacune dotée d’un-e chef-fe d’équipe ou de service : Logistique (4 agents), Gestion de salles (6 agents), Courrier (4 agents), Nettoyage (10 agents), Gestion éco-responsable (10 agents), avec l’appui d’une Responsable administrative et d’une Responsable technique.

Relations fonctionnelles :

- Ensemble des services : Scolarité et Vie étudiante, Recherche, Bibliothèque, Patrimoine, Sécurité, ENS Media, Affaires financières, etc. ;

- Relation forte avec la direction des ressources humaines et la médecine de prévention pour le suivi des agents et de leur carrière ;

- Pilotage des prestataires divers en lien avec la direction ;