Vos missions en quelques mots Missions et activités principales : Sous l'autorité de la directrice générale et du chef de cabinet, l'assistant est chargé des missions suivantes : 1/ Secrétariat et gestion complexe d'agenda : - Gérer l'agenda de la directrice générale et assurer la représentation de la direction générale aux différentes réunions, en lien avec les secrétariats des différents services de la direction générale - Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction générale - S'assurer de la préparation des dossiers de la directrice générale en amont des réunions et échéances de l'agenda, en lien avec le chef de cabinet - Enregistrer, distribuer et suivre le traitement des courriers et notes produits ou reçus par la délégation via l'application Maarch en veillant aux délais des réponses produites ; assurer le rôle de référent Maarch - Classer et archiver les dossiers (numériques et papiers) - Gérer l'approvisionnement en fournitures - Rédiger des documents courants (courriers, courriels) et mettre en forme des documents écrits soumis à visas (notes ou rapports) 2/ Appui au fonctionnement de la direction générale - Mettre à jour des informations internes (organigramme, annuaire, etc.) en lien avec le chef de cabinet - Organiser les déplacements et missions de la directrice générale et/ou des cadres qui lui sont directement attachés (organisation, suivi des validations des ordres de mission et états de frais dans l'application dédiée (Chorus) - Organiser les réunions internes et externes de la délégation (réunions de service, séminaires, etc.) : envoi des invitations, préparation des dossiers, réservation des salles, préparation de l'accueil café, gestion du service de traiteur - Elaborer et suivre les demandes d'intervention des services généraux pour l'équipe de direction générale (logistique, équipements numériques) - Assurer le suivi des RIM, des réponses aux corps de contrôle et des échéances qui s'imposent à la direction générale 3/ Appui à la gestion des ressources humaines du service - Participer à la gestion RH de proximité pour le compte du/de la directeur(trice) général(e) et du chef de cabinet (congés, CET, évaluations, ?) en utilisant les logiciels RH internes du ministère (RenoirH, AgirH et Estève) et planification des entretiens annuels d'évaluation ; - Gérer et planifier les absences et congés pour les membres du CODIR élargi ; - Assurer le rôle de correspondant annuaire pour le service (fiche Sémaphore) et assure la gestion logistique des arrivées et départs. Ces missions sont susceptibles d'être marginalement adaptées dans le cadre du projet de service de la direction générale et des évolutions en cours au sein du ministère, notamment le déploiement d'outils dématérialisés. Profil recherché Description du profil recherché : Compétences techniques/savoirs (adaptations possibles selon le poste occupé) : - Maîtrise des outils de gestion du ministère (à acquérir au travers des formations proposées) : Maarch, Nestor, Chorus DT, RenoirRH, Samantha, Agirh, etc. - Disposer d'une culture administrative de base (formations possibles) - Connaissance des missions principales du Ministère et particulièrement des acteurs et des enjeux dans la sphère de la direction générale - Très bon sens de l'organisation, méthode et autonomie - Capacité à hiérarchiser les dossiers, courriers et les appels téléphoniques selon leur importance - Maîtrise de la gestion complexe d'agenda et de l'organisation matérielle des réunions - Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d'interlocuteurs - Respecter les délais Savoir-faire : - Capacité à synthétiser et restituer des informations - Savoir rédiger des documents courants - Capacité d'adaptation à des structures et interlocuteurs différents (y compris en termes de positionnement hiérarchique / statutaire) - Capacité d'appréciation de la nature et de la sensibilité des informations traitées - Capacité à prioriser et à gérer les urgences - Savoir alerter en cas de conflit d'agenda notamment - Savoir faire preuve d'autonomie Savoir-être : - Sens du service public - Rigueur, sérieux - Discrétion et respect de la confidentialité - Réactivité - Sens de l'initiative - Esprit d'équipe, sens des relations humaines, diplomatie Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter nathan.marcel-millet@culture.gouv.fr
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