Coordinateur événements (h/f) - cdd - eurexpo - gl events.

Description de l'entreprise

Acteur de référence d’envergure internationale, GL events est présent sur les trois grands marchés de l’événementiel. Congrès, conventions, événements culturels, sportifs ou politiques, salons professionnels et grand public, le Groupe accompagne entreprises, institutions et collectivités pour imaginer, produire et accueillir des événements partout dans le monde. Créé à Lyon il y a plus de 45 ans et présent dans plus de 20 pays, il est animé par près de 6 000 collaborateurs !

Eurexpo Lyon, site géré par GL events, c’est 140 000 m2 de surface et son infrastructure d’envergure qui permettent d’être le 1er parc d’expositions français après Paris et de se positionner dans le Top 14 des parcs européens (classement EMECA). Le site a accueilli en 2017, 1,5 millions de visiteurs. Ses 7 halls connectés offrent des espaces de 2 000 à 27 000 m2 d’un seul tenant, permettant d’accueillir des salons de toutes tailles.

Pour renforcer nos équipes, nous recherchons un Coordinateur Événements (H/F) F/H ! On vous embarque ?


Poste

Mission générale

1. Assurer la mise en production des événements conformément aux conventions d'occupation conclues entre Eurexpo Lyon et ses clients.
2. Commercialiser et coordonner les prestations complémentaires adaptées aux besoins des clients, dans le respect des réglementations en vigueur.
3. Accompagner les clients dans la préparation, la réalisation et le suivi de leurs événements en apportant conseil, expertise et propositions de solutions adaptées.

Missions et responsabilités

Sous la responsabilité du Responsable Coordination, le Coordinateur Événements est notamment chargé des missions suivantes :

4. Préparer les manifestations conformément au cahier des charges validé avec le client, en planifiant et coordonnant l'ensemble des intervenants internes et externes. Assurer la mise en œuvre des prestations définies dans les conventions d'occupation d'espaces.
5. Suivre les budgets des événements et contribuer au développement du chiffre d'affaires par la vente de prestations complémentaires (signalétique, gardiennage, nettoyage, etc.).
6. Accompagner les clients tout au long du processus de production de leur événement : états des lieux, réunions préparatoires, réunions de coordination internes et externes, tout en veillant à la formalisation et au suivi des décisions prises.
7. Piloter la production des événements en garantissant la qualité des prestations vendues et des services proposés par le parc. Assurer le traitement des demandes complémentaires et des réclamations clients, ainsi que le suivi de la facturation et de l'encaissement des prestations gérées.
8. Participer à l'élaboration des bilans post-événement et aux réunions de débriefing avec les clients, partenaires et équipes internes.
9. Assurer le suivi et la clôture administrative des dossiers : bons de commande, facturation, suivi des éléments post-événement et respect des échéances internes (clôtures mensuelles, reporting, etc.).

Dans le cadre de ses missions, le Coordinateur Événements assure l'interface entre les clients et l'ensemble des services internes impliqués dans la réalisation des événements.

Relations internes et externes

Relations internes

10. Directeur Général
11. Directrice d'Exploitation
12. Responsable Coordination & Grands Projets
13. Responsable Adjoint Coordination
14. Coordinateurs Événements
15. Responsable du Service Exposants et Techniciens
16. Responsable Food & Beverage
17. Responsable Accessibilité & Logistique
18. Responsable Relations Clients et Assistantes Commerciales
19. Directeur Financier et équipe comptable
20. Directeur Sécurité et Bâtiments

Relations externes

21. Clients
22. Fournisseurs
23. Institutions
24. Partenaires


Profil

Compétences et aptitudes

25. Maîtrise du Pack Office ; la connaissance d'EBMS constitue un atout.
26. Bonne connaissance des métiers de l'événementiel (installations générales, mobilier, sécurité, gestion des flux, etc.).
27. Excellent sens du service et de la relation client.
28. Sensibilité aux enjeux de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).
29. Maîtrise de l'anglais professionnel (lu, écrit et parlé).
30. Rigueur, organisation et méthode de travail.
31. Capacité d'analyse et de prise de décision.
32. Aptitude à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément.
33. Esprit d'équipe, aisance relationnelle et qualité de communication.
34. Disponibilité pour travailler ponctuellement les week-ends et en horaires décalés.
35. Permis B et véhicule personnel souhaités.


Autres informations

Votre différence est notre richesse. Nous nous engageons en tant qu’entreprise inclusive, quel que soit votre profil, nous examinerons votre candidature avec équité !