A propos de l'entreprise :
Cabinet d'avocats à dimension international. Au sein d'un étage d'environ trente personnes, vous trouverez une atmosphère de travail positive et dynamique, propice au développement professionnel et personnel. Associés, avocats et assistant.e.s travaillent ensemble pour conseiller et accompagner leurs clients.
A propos du poste :
VOTRE MISSION : Au sein d'un cabinet d'avocats international, vous aurez la charge de l'assistanat administratif avec la facturation client auprès de deux équipes juridiques. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les assistantes des équipes Tax et Competition, qui comprennent une douzaine d'avocats.
Assistanat administratif
Gestion d'agenda complexe (Outlook) : organisation des réunions et déjeuners clients, inscriptions aux conférences et séminaires des membres de l'équipe, coordination des déplacements professionnels, assistance dans l'organisation des entretiens stagiaires, saisie des absences des avocats dans le système d'information des ressources humaines (Workday)
Participation dans l'organisation des conférences et séminaires pour les avocats, en étroite collaboration avec le service Business Development et Communication
Mise à jour des contacts dans l'outil CRM (InterAction), organisation des listes clients pour mailings, invitations et évènements business development
Traitement des notes de frais (Chrome River)
Enregistrement et classement des courriels, correspondance et documents juridiques dans les dossiers clients (iManage) ; archivage
Coordination reprographie et gestion des data-rooms
Relations avec de nombreux interlocuteurs internes/externes, notamment avec les bureaux étrangers
Rédaction des lettres de réponse aux commissaires aux comptes (iManage)
Assistanat facturation
Ouverture des dossiers clients (Intapp), suivi des conflits d'intérêt
Saisie, vérification et suivi de l'enregistrement du temps de travail des avocats (Intapp Time)Préparation projets de lettres d'engagement pour les associés en anglais et en français (iManage)
Suivre la procédure d'identification des clients stipulée par le département des risques et de la lutte contre le blanchiment
Préparation et suivi mensuel de la facturation client (Aderant Expert) : vérification des taux, suivi des budgets établis par dossier client en lien avec le collaborateur et l'associé en charge du dossier, finalisation des narratifs/annexes, envoi des factures aux clients, suivi des statuts des factures en cours et suivi du recouvrement en collaboration avec les Chargés Facturation et Recouvrement du département Business Finance
Profil recherché :
Expérience professionnelle en assistanat entre 3 et 5 ans minimum au sein d'un Cabinet juridique, de conseil ou d'audit.
Une bonne culture dans un environnement international est nécessaire.
Maîtrise de l'outil informatique (Pack Office), connaissances d'Aderant Expert, Intapp, Chrome River et DocuSign seront un plus.
Formation Bac +2 minimum ou équivalent.
Excellente maîtrise de l'anglais exigée, avec une bonne capacité rédactionnelle.
Compétences humaines
Personne ayant le sens du détail et de la précision.
Patient, résistant au stress.
Sens du service client, réactivité, proactivité, gestion des délais.
Dynamique et volontaire.
Aisance relationnelle à tous les niveaux, écoute, capacité à communiquer aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.
Capacité à travailler en autonomie au sein d'une équipe.
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