Vos missions en quelques mots Missions Au sein du département de la formation continue (DFC), l’assistant ou assistante de formation sera principalement chargé(e) d’assurer la gestion administrative, logistique et le suivi des actions de formation en lien étroit avec les conseils pédagogiques et responsables de formation, et la coordinatrice de l’équipe des assistants de formation. Activités principales En tant qu’assistant ou assistante de formation, vos activités principales au sein de l’équipe sont : — Gestion des participants : enregistrement des inscriptions (système d’information interne), convocation, attestations, prise en charge et suivi — Organisation logistique des actions de formations (réservations de salles, planning des intervenants, feuille de présence, gestion des supports pédagogiques) — Gestion des évaluations des sessions de formations (saisie du questionnaire dans un logiciel dédié, envoi et extraction et mise en forme des réponses) — Organisation des déplacements des intervenants : ordre de mission, réservation des transports et hébergements — Accueil téléphonique et physique, gestion de la boite mail générique — Soutien à la gestion administrative et financière des sessions de formation (rémunération des intervenants, demande de devis et gestion de factures…) — Relations aux fournisseurs : intervenants et prestataires logistiques — Rédaction, relecture et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus de réunions, documents pédagogiques, attestations, courriels, etc. — Participation à l’ensemble des activités du département Par ailleurs, l’assistant ou assistante de formation pourra être amené(e) à : — Être en soutien à la réalisation de tableaux de bord, statistiques, reporting — Être en soutien à la mise en œuvre de formations mises en œuvre par d’autres collègues. Dans le cadre de ses activités, l’assistant ou assistante de formation intervient dans un environnement soumis à la certification Qualiopi, garantissant la démarche qualité de l’INSP en matière de formation continue. A ce titre, l’assistant ou assistante veille au respect des procédures qualité, à la traçabilité des actions (émargements, évaluation, bilans) et contribue à l’amélioration continue des dispositifs de formation conformément aux exigences du référentiel national. Profil recherché Nous recherchons un profil appréciant le domaine de la formation dans toutes ses dimensions humaines, organisationnelles et pédagogiques ! Intégré(e) à l’équipe des assistants et assistantes de formation, vous êtes un maillon essentiel de l’organisation des sessions de formation qui vous sont confiées. Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités à organiser, à rédiger, votre rigueur, votre sens du relationnel et vos facultés d’adaptation avérées. Vous aimez travailler en équipe, et savez adapter votre communication aux différents publics (participants, intervenants de haut niveau, fournisseurs, …). Vous maîtrisez parfaitement les logiciels bureautiques et avez un goût prononcé pour les outils digitaux et collaboratifs. Une expérience préalable dans une structure d’enseignement serait un atout pour ce recrutement. Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Compétences attendues Savoirs → Environnement administratif, institution et administration → Connaissance dans le domaine de la formation → Connaissance des plateformes de formation en ligne. Savoir-faire → Savoir accueillir des publics et répondre à leurs demandes, gérer les relations aux différents publics - Maitrise → Organiser matériellement des sessions de formation - Maitrise → Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs – Maitrise → Maîtriser les délais, savoir planifier et prioriser → Transmettre des informations, rendre compte Savoir-être → Sens de l'organisation, rigueur → Sens des relations humaines, esprit d'équipe → Sens de l'accueil, écoute → Maîtrise de soi, capacité d'adaptation, réactivité → Autonomie → Sens de la diplomatie, retenue, discrétion Localisation Localisation : 2 avenue de l'observatoire paris Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
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