Assistant de direction apprentissage en ufa h/f - mba - 50%

Vos missions en quelques mots Nous sommes à la recherche d'un Assistant de Direction H/F dynamique et polyvalent pour rejoindre notre équipe. Dans ce rôle, vous serez chargé de diverses missions visant à assurer le secrétariat de Direction de l’UFA et l’accompagnement des apprentis. En lien avec le Département Apprentissage, vous serez chargé de : Accompagner l’accueil, l’intégration, l’inclusion et le suivi administratif de l’apprenti Pour ce faire, vous devrez accueillir, informer et orienter vers les bons interlocuteurs à l’interne de l’UFA et au siège, les candidats apprentis/les familles. En parallèle, vous serez amené à orienter les apprentis en situation de handicap ou rencontrant des difficultés d'apprentissage vers le référent handicap de son UFA. Il vous faudra également informer sur les dispositifs de mobilité, conseiller sur les démarches à effectuer et orienter les apprentis vers les interlocuteurs compétents puis procéder à la pré-saisie des contrats d’apprentissage et assurer la collecte des informations auprès des apprentis et des entreprises. Vous serez le relai de la vie de l’apprenti. De ce fait, vous serez amené à préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs de candidature des apprentis avant transmission à l’antenne : Créer la fiche entreprise et la fiche apprenti dans Yparéo Déposer les pièces justificatives dans Yparéo Transmettre les dossiers dans les délais Transmettre, le cas échéant, les modifications de contrat Alerter et transmettre les potentielles ruptures de contrat (POKE) auprès des services concernés De plus, vous suivrez et gérerez les frais annexes en lien avec le secrétaire général de l’EPLE : Transmettre via DIAL UFA l’ensemble des demandes d’aides (premiers équipements/hébergement/restauration…) Vous gérerez également la saisie des absences et contrôler l’assiduité Assurer le reporting des absences Yparéo Assurer la transmission aux entreprises Puis, assurer la gestion administrative Pour ce faire, vous serez chargé d’assurer le secrétariat du service : Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs du service Assurer le secrétariat courant de l’UFA Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser Gérer la boîte mail de l’UFA et diffuser l’information sous couvert du Directeur de l’UFA Assurer la logistique des réunions (comités de liaison) Classer et archiver De plus, il vous faudra gérer la planification et le suivi des heures formateurs : Saisir le prévisionnel des formateurs Suivre les heures formateurs Saisir les heures dans GIPSIH Transmettre les heures pour mise en paiement Enfin, vous devrez assurer le reporting de l'UFA, saisir et mettre à jour les ressources documentaires et tableaux de bord ainsi que transmettre ou Alimenter les supports dédiés au pilotage (RESANA- DIAL UFA). Pour finir, vous contribuerez au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM) Profil recherché Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac2 à Bac3 et vous possédez une expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire. Vous possédez des connaissances sur l’environnement de l’éducation et de la formation professionnelle, sur les techniques de communication écrite et orale ainsi que des connaissances réglementaires et techniques du domaine. De plus, vous savez mettre en œuvre et appliquer des procédures et des règles, apporter des réponses à des besoins spécifiques, faire preuve d’aisance rédactionnelle et vous savez vous exprimer avec aisance à l’oral et à l’écrit. Par ailleurs, vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs dossiers tout en garantissant un suivi rigoureux. Vous savez gérer le temps, respecter les délais contraints et établir les priorités. Vous êtes adaptable, vous aimez travailler en équipe et vous savez rendre compte. Enfin, vous maîtrisez les outils bureautiques, les logiciels et les bases de données. Votre autonomie, votre rigueur, votre précision et votre fiabilité seront des qualités appréciées et vous saurez faire preuve de discrétion professionnelle et de confidentialité. Vous faites preuve de réactivité, d’adaptabilité, vous savez rendre compte et vous aimez travailler en équipe. De plus, vous possédez une capacité d’analyse et de synthèse qui vous permet d’analyser les informations et de restituer les résultats. Votre sens de l’organisation, de la gestion des priorités, de l’initiative, des relations humaines (sens relationnel, capacité d’écoute et de compréhension) fait de vous un collaborateur apprécié et vous permet de communiquer efficacement. Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous savez faire preuve d’une capacité d’adaptation aux différents logiciels et bases de données. Par ailleurs, vous disposez de qualités rédactionnelles et d’une capacité à rendre compte de manière précise et efficace. Vous êtes proactif, motivé(e), dynamique, doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et souhaitez rejoindre notre équipe, alors n’hésitez pas à candidater ! Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Spécialisation Secrétariat, bureautique, Enseignement formation Compétences attendues - Appliquer des procédures et des règles - Être capable de gérer simultanément plusieurs dossiers tout en garantissant un suivi rigoureux - Gérer le temps et établir les priorités - S'exprimer avec aisance à l'oral et à l'écrit - Être adaptable Localisation Localisation : 129 Rue de la Briqueterie, 59700 Marcq-en-Barœul Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire