Un.e chargé.e de gestion administrative

Contexte du recrutement et définition de poste

COMMUNAUTE URBAINE GRAND BESANCON METROPOLE

1. 67 communes
2. Bassin économique de 250 000 habitants

La Communauté Urbaine Grand Besançon Métropole recrute : Un.e chargé.e de gestion pour le Département Architecture et Batiments.

Sur ce poste, vous assurez la gestion des emplois du temps des Directeurs du Département Architecture et Bâtiments (DAB), l’organisation de réunions internes et la rédaction de leur compte-rendu, vous coordonnez les actions du DAB relatives à des sujets transversaux ; vous assurez notamment le suivi de la mise en œuvre de l’Agenda d’Accessibilité Programmée (Ad’AP), le suivi des actions dans le cadre du CHSCT et le secrétariat de la Commission municipale n°2 « Territoires, résilience, transition écologique ».

Missions :

- Organiser les rendez-vous des Directeurs du Département Architecture et Bâtiments, avec des élus ou partenaires extérieurs

- Planifier des réunions internes et externes, y assister et en rédiger le compte-rendu : réunion hebdomadaire de Département (format Directeurs et format chefs de service), réunion trimestrielle avec la Direction de la Maîtrise de l’Energie, réunion semestrielle avec la Direction Régionale des Affaires Culturelles,

- Assurer le suivi dans la mise en œuvre de l’Agenda d’Accessibilité Programmé de la Ville de Besançon (Ad’Ap) en concertation avec la référente sécurité incendie et accessibilité, en particulier :

- engagement des programmes de travaux, points réguliers sur leur avancement, production de documents réglementaires à destination des différentes instances,

- suivi financier,

- suivi administratif et financier des dossiers de demande de subvention.

- Dans le cadre du CHSCT, assurer le suivi des travaux relatifs aux visites de l’Agent Chargé de la Fonction d’Inspection (ACFI), centralise les différentes visites du CHSCT sur le patrimoine bâti, prépare le support visuel des séances de « Commission Locaux » et y assiste, prépare au niveau du DAB les séances de CHSCT.

- Organiser en binôme avec le Département Urbanisme et Grand Projets Urbains la Commission Municipale n°2 «Territoires, résilience, transition écologique », compétente pour débattre et préparer les dossiers gérés par le DAB en vue de leur passage au Conseil Municipal. Y assiste et en dresser le compte-rendu.

- Tenir à jour la base de données sous format Excel servant de base aux agents du Département Architecture et Bâtiments pour effectuer du sourcing,

- Concevoir et alimenter les tableaux de bord du DAB,

- Actualiser l’organigramme du DAB,

- Actualiser l’état trimestriel de suivi administratif des factures en retard (en nombre et en volume financier).

Profil recherché

- qualités relationnelles avérées, discrétion ;

- rigueur et sens de l’organisation ;

- autonomie, initiative et force de proposition ;

- maîtrise de l'outil bureautique : Word, Excel, Messagerie Outlook ;

- connaissances générales en marchés publics ; en finances publiques.

Date limite de candidature : 31 octobre 2025

Recrutement par :

3. voie statutaire: aux agents relevant du cadre d'emploi de rédacteur et en interne aux adjoints administratifs expérimentés et promouvables.
4. contractuelle pour les personnes titulaires d'un diplôme de niveau minimum bac Dans ce cas, un CDD de 3 ans est proposé avec possibilité de reconduction et passage en CDI après 6 ans de contrat. Conformément au Code général de la fonction publique, la priorité des recrutements est réservée aux agents titulaires ou inscrits sur les listes d'aptitude (suite concours ou examens) qui seront reçus lors d'un premier jury. L'examen des candidatures n'ayant pas la qualité de fonctionnaire se fera dans un deuxième temps si le jury initial est déclaré infructueux.
5. selon la législation applicable aux travailleurs handicapés

D’autres bonnes raisons de nous rejoindre :

6. Rémunération statutaire et régime indemnitaire lié aux fonctions exercées + prime annuelle versée en fin d'année, correspondant à un traitement indiciaire mensuel,
7. Conditions de travail favorables : flexibilité des horaires sur 36h20 / semaine, possibilité de temps partiel et télétravail à hauteur de 2 jours par semaine (selon les postes), 35 jours de congés
8. Avantages du Comité des œuvres sociales de la collectivité : chèques vacances, voyages, loisirs et billetterie, locations saisonnières, à des prix attractifs,
9. Participation de l'employeur à l’assurance prévoyance,
10. Forfait "mobilités durables" prévu à hauteur de 300€ maximum / an, pour les agents utilisant leur vélo ou trottinette pour leur déplacement domicile-travail,
11. remboursement des frais de transports en commun à hauteur de 75 % (limite maximum de 99€)
12. Une offre de formations pour vous permettre de développer vos compétences et vous accompagner dans votre parcours professionnel.