Responsable adjoint.e du service scolarité (h/f)

Affectation : Faculté de pharmacie
CDD 12 mois
Démarrage à compter du 01/07/2026
Catégorie : B Corps : Technicien
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

Missions :

Le/la responsable adjoint.e du service de la scolarité soutient la responsable du service à la coordination de toutes les activités administratives de l'équipe et participe directement à la gestion relevant de son domaine.
Il/elle assure la communication nécessaire entre ses collègues mais aussi avec les équipes de direction et pédagogique, les étudiants et les services centraux de l'université relevant de son secteur d'activités.

Activités principales :

- Organiser en collaboration avec la, le responsable l'activité du service en veillant à la continuité. Proposer et concevoir des outils de gestion, procédures et documents pour améliorer le fonctionnement de son service.
- Encadrer, le cas échéant, les personnels du service.
- En lien avec la direction, et en coordination avec la, le responsable du service, préparer, organiser, établir les comptes rendus et suivre les délibérations des commissions pédagogiques de la Faculté : modalités d'évaluation des connaissances et des compétences (MECC), calendrier universitaire, calendrier et composition des jurys d'examens, calendrier dérogatoire des inscriptions administratives, .
- Contrôler la régularité des actes de gestion de la scolarité, veiller à leur cohérence, conseiller sa hiérarchie et alerter sur les risques de contentieux. (fiches diplômes, RNCP, ECTS, coefficients, mutualisation, emplois du temps,.)
- Élaborer et suivre les indicateurs d'activité du service (enquêtes, tableaux de bord) et rendre compte à la direction ou aux services centraux
- Mettre en place ou contribuer à des projets interservices de la faculté, peut contribuer aux partenariats inter composantes

Activités associées :

- Assurer la coordination de l'édition des diplômes et suppléments au diplôme proposés par la faculté.
- Participer aux bilans et rédaction de la nouvelle offre de formation, le cas échéant.
- Réaliser directement des opérations de gestion, plus particulièrement pour le master et la formation continue : inscription pédagogique, examens, notes, jury, relevés de notes, .
- Participer à la bonne diffusion des informations, plus particulièrement aux étudiants et aux enseignants à travers le site de la Faculté, les listes de diffusion, ainsi que la coordination de la mise à jour du livret pédagogique

Savoir sur l'environnement professionnel
Connaître l'université et ses composantes (organisation et mode de fonctionnement)
Connaître l'organisation des études ainsi que la réglementation et les procédures applicables au domaine de la scolarité
Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative
Connaître le système d'information de scolarité de l'université

Savoir-faire opérationnel
Avoir une bonne maîtrise des logiciels du domaine de scolarité : Apogée, Ametys, ADE, voire Esup-stages, eCandidat, Mon Master
Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel) et de messagerie
Animer et coordonner l'activité de son service en fonction du calendrier universitaire
Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire
Organiser le classement et la conservation des documents et informations traité.
Comprendre et savoir s'exprimer en anglais

Savoir-faire comportemental
Respecter la confidentialité des informations et des données
Savoir gérer les priorités et les urgences
Savoir s'adapter à l'hétérogénéité des interlocuteurs : étudiants, enseignants, administratifs...