Assistant administratif et logistique h/f

Foodiz Solutions, recherche son/sa futur(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique.
Vous rejoignez une structure ambitieuse et humaine, où les projets sont nombreux et les enjeux stimulants.

Mission principale :
Sous la supervision du responsable du service exploitation, l'assistant assure la gestion quotidienne des tâches liées à l'exploitation des chauffeurs, la logistique des véhicules, le suivi administratif et l'analyse des opérations, tout en garantissant le bon fonctionnement des processus.

Rôle & Responsabilités :

1. Dépenses
- Gestion des cartes et badges : Vérification des transactions et suivi des cartes et badges.
- Sanef : Suivi des passages gratuits et gestion des paiements associés.

2. Logistique
- Kilométrage : Collecte du kilométrage réel via les chauffeurs, transmission au fournisseur avant le 22 de chaque mois et vérification de la facturation.
- Sinistre : Enregistrement des données relatives aux accidents, vols, dégradations du matériel et photos, transmission au fournisseur et suivi de la facturation.
- Planning : Planification des plannings des chauffeurs, gestion des astreintes.
- Maintenance : Suivi des entretiens des véhicules (FRAIKIN) pour assurer leur conformité et disponibilité.
- Pointage : Vérification du pointage hebdomadaire des chauffeurs et contrôle de la géolocalisation.
- Procédures : Suivi du nettoyage des véhicules (vérification mensuelle), gestion de la validité des permis de conduire des chauffeurs.
- Formation : Formation des nouveaux chauffeurs, suivi de leur intégration, mise à jour du book des chauffeurs.

3. Administration
- Passation de commande : Gestion des commandes liées à l'exploitation.
- Traitement des sites B2B : Suivi et gestion des interactions avec les plateformes B2B.
- Gestion des flux avec Ganacos : Suivi des échanges et opérations en lien avec Ganacos.
- Analyse des tournées : Évaluation et analyse des tournées effectuées, commentaires et gestion de la fin de tournée.
- Création de prospect : Recherche et création de nouveaux prospects pour l'entreprise.
- Référencement : Gestion des échanges entre le commerce et le bureau pour optimiser le référencement.
- Litige : Suivi des litiges, transmission des détails à Isabelle si validé.
- Administratif : Gestion des boîtes mails, des fichiers partagés, et des tâches administratives quotidiennes liées à l'exploitation.

4. Autres responsabilités
- Traitement des tournées : Gestion des commentaires, des fins de tournées, des congés des chauffeurs.
- Suivi magasin : Gestion des échantillons et suivi des livraisons effectuées par les chauffeurs.
- Divalto / Promo / Listing : Suivi des listings pour le déstockage et B2B, gestion des promotions.

Compétences requises :
- Bonne maîtrise des outils de gestion et des logiciels spécifiques à l'exploitation.
- Capacité à gérer plusieurs tâches administratives et logistiques en simultané.
- Rigueur et capacité d'analyse dans le suivi des dossiers et des tournées.
- Autonomie, réactivité et sens de l'organisation.
- Excellente communication et compétences en formation.

Connaissance des processus de maintenance des véhicules et des normes de sécurité.

ASTREINTE 1 à 2 fois par mois pour la gestion des chauffeurs, des absences où des problèmes de marchandises