Publiée le 16 juin
Mission du poste
1. Mission principale
L'Assistante de Direction assure le soutien administratif et organisationnel du dirigeant ou d'une équipe de direction. Elle contribue à l'optimisation de la gestion des activités et garantit un fonctionnement fluide et efficace de la direction.
2. Responsabilités et activités principales
Gestion administrative et organisationnelle :
- Assurer la gestion des agendas et organiser les rendez-vous et déplacements professionnels
- Gérer les appels téléphoniques, courriers et courriels entrants et sortants
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents officiels (rapports, comptes rendus, présentations, etc.)
- Assurer la gestion documentaire et le classement des dossiers physiques et numériques
- Rédiger les plannings des alternants
Coordination et communication interne/externe :
- Assurer l'interface entre la direction et les différents interlocuteurs (collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, institutions...)
- Organiser les réunions, préparer les supports et rédiger les comptes rendus
- Assister à certaines réunions et représenter la direction en cas de besoin
- Suivre les actions décidées et en assurer le reporting
Support en gestion de projet :
- Participer à la coordination et au suivi de certains projets stratégiques
- Collecter, analyser et synthétiser les informations nécessaires à la prise de décision
- Mettre en place des outils de suivi et des tableaux de bord
Supervision des locaux :
- Veiller à la bonne tenue des bureaux et à leur entretien
- Superviser les services de nettoyage et l'organisation des espaces de travail
3. Compétences et qualités requises
Compétences techniques :
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook...)
- Bonne connaissance des outils collaboratifs et de gestion documentaire
- Compétences en rédaction et en synthèse
- Maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères (atout)
Savoir-être :
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Rigueur, organisation et gestion des priorités
- Esprit d'initiative et autonomie
- Excellentes qualités relationnelles et communicationnelles
- Capacité d'adaptation et réactivité
- Sens du service et de la diplomatie
- Savoir anticiper les besoins du dirigeant
4. Formation et expérience
- Diplôme requis : Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, administration, gestion, communication ou équivalent
- Expérience professionnelle : Minimum 2 à 3 ans d'expérience sur un poste similaire
Profil recherché
Experience: 2 An(s)
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Arts du spectacle vivant
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Entreprise
Treenity Group, pionnier de l'incubation d'humoristes, accompagne le dveloppement de one-man shows grce une expertise prouve et une approche innovante. Il offre un soutien global : criture, mise en scne, gestion de carrire, contrats et diffusion. Dirig par Aslem Smida, auteur et producteur, ayant collabor avec Baptiste Lecaplain, Gaspard Proust et Thomas Angelvy, Treenity Group s?impose comme un acteur cl du spectacle vivant, favorisant l?mergence de nouveaux talents et leur succs.
