Vos missions :
Assistanat général de l'équipe :
- Organisation des déplacements, voyages
- Organisation de réunions dans les locaux ou en externe
- Secrétariat général, courriers, scan, reprographie, fax, archivage
- Coordination des besoins en fourniture dont les cartes de visites
- Gestion des demandes d'achat (DA), bons de commande (BC) et facturations, relatifs aux projets
- Participation à la préparation et la relecture de contrats
- Participation et mise en forme de newsletter et communication interne
- Faciliter les services généraux des équipes (véhicules de fonction, aller-retour à la gare.)
Participation à la gestion administrative pour l'agence avec les autres assistantes localisées sur l'agence :
- Accueil téléphonique
- Accueil et gestion des visiteurs
- Réception, enregistrement et diffusion du courrier et des fax
- Services généraux de l'agence, en coordination avec le Gestionnaire des Services Généraux du siège (ces missions seront précisées en fonction des besoins, préalablement à la prise de poste)
Assistanat des Projets Solaires :
- Traitement des données propriétaires / exploitants/ parcelles
- Obtention des documents de référence : cadastre, relevés de propriété, etc.
- Mise en place d'une base de données foncière
- Mise à jour de la base de données : saisie des matrices et des actes
- Rédaction et envoi des promesses et autres documents relatifs à la maîtrise du foncier.
- Obtention des cartes pour demande de servitudes
- Gestion des demandes de levées de servitudes et suivi
- Assistance pour la préparation, le montage, la reprographie et le dépôt des dossiers :
Permis de construire / CU / demande de défrichement / dossier dérogation .
Appels d'offres, consultations, mises en concurrence, appels à projet .
Suivi des workflows internes
Suivi des boucles de validation
Autres demandes administratives
Archivage et classement des dossiers
- Identification des huissiers compétents, consultation et commandes des missions de constat ;
- Organisation de la vérification des affichages en mairies et sur sites, avant les constats ;
- Obtention des constats ;
- Assistance au reporting de l'activité mensuelle ;
- Due diligence administrative avant lancement de la phase de financement (vérification des dates de validité des documents, complétude des dossiers, .)
- Archivages et classements des dossiers projets
- Constitution et mise à jour des mailings list nécessaires à la communication vers les parties prenantes
- Suivi des envois des mailings externes (envoi) ;
- Constitution et mise à jour d'une base de données sur les retours d'expérience projet par année/portefeuille par projet (ex mise en place d'une mesure d'accompagnement originale, rédaction d'une nouvelle convention, .) ;
HSE :
Contribution à la culture Santé, Sécurité et Environnement de l'entreprise via :
Réalisation du travail dans le respect des mesures de prévention mises en place au sein de l'entreprise et reprises notamment dans le Document Unique, les Politiques Santé, Sécurité et Environnement, procédures, modes opératoires et guides ;
Déclaration de tout événement ou situation pouvant représenter un danger pour les personnes y compris collègues et prestataires et/ou l'environnement ;
Participation aux événements de formations et de sensibilisations traitant de ces thématiques.
Suite sur : https://q-energy.workable.com/backend/jobs/4668709/edit
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