Secrétaire assistante à la coordination générale des soins h/f

* Collaboration avec la Coordinatrice générale des Soins, le Directeur des soins et les Cadres en mission transversales de la CGS

Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre

Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution

Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,

Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions

Entretien des relations avec les assistantes des autres directions, des secrétariats

Organiser le traitement et la diffusion des informations

Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage

Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu

Assurer les tâches de secrétariat, de gestion des mails relevant du secrétariat et des directeurs des soins

Gestion de l’agenda et des priorités

Gestion des flux de documents entrant et sortant

Organisation et préparation des déplacements, des réunions et des rendez-vous

Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)

Préparation et suivi :

· de dossiers d’agents (demandes d’entretiens divers : rendez-vous d’affectations, changements d’affectation, projets professionnels…)

· de dossiers de candidatures (IDE et spécialisées, AS, ASH, ….)

Scannage des dossiers des agents

Classement et archivage des documents

Gestion des fournitures du service et matériels de bureau

Réservation de salles

* Collaboration avec les Cadres Supérieurs de Santé en Mission Transversale

Préparation des rendez-vous

* Collaboration avec les autres acteurs de la Coordination Générale des Soins

Soutien logistique

Aide à la mise en format de documents

* Organisation de la commission des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques

Réservation des salles

Convocation des membres

Contact avec les intervenants internes et externes

Prise de notes et rédaction des procès-verbaux

Réalisation des travaux de présentation sur PowerPoint

Suivi des travaux des sous-commissions de la C.S.I.RM.T.

* Organisation de la commission des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques du GHT

Réservation des salles

Convocation des membres

Contact avec les intervenants internes et externes

Prise de notes et rédaction des procès-verbaux

Réalisation des travaux de présentation sur PowerPoint