Gestionnaire administratif de laboratoire (h/f)

Vos missions en quelques mots Missions et responsabilités Administratif : · Gérer et traiter les informations écrites (mails, courriers, ) et orales (appels téléphoniques), · Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure · Produire des tableaux de bord et en assurer le suivi, · Alimenter et actualiser les bases de données · Classer, organiser, archiver les documents physiquement et numériquement · Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure Administration RH : • Constituer et instruire les dossiers techniques de recrutement (stagiaires gratifications et d’agents contractuels) • Informer les agents sur les procédures et la mise en œuvre de la réglementation, • Analyser les textes réglementaires et leurs applications pour les mettre en œuvre dans le domaine traité, • Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers. Gestion financière : • Rédiger des actes juridiques concernant les recettes ou les dépenses sur l'ensemble d'un domaine de la gestion financière et/ou comptable à travers les engagements juridique, les missions, et les achats d’immobilisation • Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques) (carte achat, service fait, suivi des engagements juridiques) • Intervenir dans la mise en oeuvre de la politique d'achat • Gérer et prévenir les actes juridiques avec les tiers (Litige fournisseur) •Attribuer les crédits budgétaires affectés aux contrats et conventions de recherche Missions transverses : · Maitriser et communiquer aux chercheurs sur les procédures (recrutement, remboursement transport, restauration sociale, action sociale, justificatifs de mission, commandes publiques etc…) et la mise en œuvre de la réglementation et les appuyer dans leurs demandes de documents administratifs · Apprécier les spécificités de traitement des demandes en fonction des différentes sources de financement, notamment sur l’éligibilité de certaines dépenses. · Participer à des groupes de travail pour améliorer les outils et les procédures. · Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant · Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting) · Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités · Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure · Mettre en place des actions de communication en interne et en externe · Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure Profil recherché Connaissances et qualités recherchées : Savoirs généraux : • Connaître le statut de la Fonction Publique et des EPST • Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement et des unités • Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion • Anglais intermédiaire usuel • Connaissance en finances publiques ou comptabilité Savoir-faire opérationnel : ◦ Comprendre les textes réglementaires en vue de leur application ◦ Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques ◦ Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances ◦ Savoir rendre compte de l’état d’avancement des dossiers Savoir-être/relationnel : ◦ Capacité organisationnelle ◦ Capacité relationnelle, aptitude à travailler en équipe ◦ Savoir transférer ses savoir-faire techniques et sa connaissance sur l’unité et son environnement ◦ Capacité d’adaptation ◦ Sens de la confidentialité et des responsabilités Une connaissance du fonctionnement et de l’organisation de la fonction publique, notamment territoriale serait appréciée. Formation requise (ou diplôme) : Sans condition mais Bac à Bac2 en secrétariat, gestion, comptabilité appréciée Expérience souhaitée : Une première expérience de travail au sein d’un laboratoire de recherche serait appréciée. Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 4 Baccalauréat Localisation Localisation : Paris, France Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter lucie.ebran@espci.fr