Secrétaire d'établissement h/f

Ambassadeur.drice de l'image associative, vous êtes responsable de l'accueil physique et téléphonique de l'EHPAD. En outre, vous secondez la cheffe de service dans ses missions administratives. À ce titre et par délégation ponctuelle ou permanente, vous êtes responsable de la rédaction, de la mise en forme et du classement de tous les documents nécessaires au fonctionnement de la structure. vous veillerez également à la transmission, par tout moyen à votre disposition, des informations relatives au fonctionnement de l'établissement. Tâches principales : * Accueil physique et téléphonique des résidents, familles, visiteurs et partenaires * Responsable de la gestion du courrier * Gestion administrative des dossiers résidents et des professionnels : créer, suivre et archiver les dossiers administratifs des résidents, mise à jour des informations relatives aux admissions, séjours temporaires, accueil de jour et sorties, préparer et classer les documents nécessaires à la facturation, veiller à la conformité, à la confidentialité et à la bonne traçabilité des dossiers, saisir et mettre à jour les données administratives, médicales et financières liées aux résidents, recueil et tenue à jour des convocations ordre du jour et compte rendu du CVS. * Dossier ressources humaines : recueil et transmission des éléments nécessaires au recrutement * Utilisation du logiciel de temps et de planning * Responsable de la tenue de la caisse interne à l'établissement ou au service, recueillir, classer et vérifier les justificatifs des dépenses, garantir le respect des procédures de gestion et la sécurité des fonds. * Lien avec les familles et les partenaires : assurer la transmission des informations administratives auprès des familles, entretenir des relations professionnelles de qualité avec les organismes partenaires, appuyer l'organisation de réunions ou d'événements à destination des résidents et familles (CVS, fêtes, rencontres). * Pilotage des achats alimentation et consommables : identifier les besoins, effectuer et suivre les commandes dans le respect des budgets et procédures internes, contrôler la réception et la conformité de livraison, classer et transmettre les bons de commande et livraison ainsi que les factures à la comptabilité