Gestionnaire de scolarité f/h

LE SERVICE ET L’ÉQUIPE

La Faculté Lettres et Sciences Humaines (UFR LSH) est une composante de l’Université de Bretagne Occidentale (UBO). Elle accueille chaque année plus de 4000 étudiants en formations initiale et continue, dans les domaines des Arts, Lettres et Langues comme en Sciences Humaines et Sociales.

Une équipe de 200 enseignants et enseignants-chercheurs, plus de 300 intervenants extérieurs œuvrent pour dispenser une cinquantaine de formations diplômantes, de la licence au master.

Le Service Scolarité de la Faculté des Lettres est composé d’une équipe de six agents chargés de garantir le bon fonctionnement des activités liées aux parcours des étudiants.

LE POSTE ET LES MISSIONS

Votre mission principale ?

Vous interviendrez en qualité de Gestionnaire de scolarité F/H dans le cadre d’un remplacement temporaire à temps partiel (50%).

Rattaché(e) au Service Scolarité, vous participerez à l’accueil des étudiants et serez en charge de la gestion administrative et pédagogique de leur cursus universitaire.

A ce titre, vous veillerez au bon déroulement de la scolarité des étudiants dans le respect de la réglementation.

Vous assurerez l’interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants (notamment les Responsables de formation) ainsi que les services administratifs internes comme externes à la composante.

Vos activités ?

• Activités liées au suivi des étudiants

- Vous accueillez et informez un public varié (étudiants, enseignants, personnels, interlocuteurs externes) : accueil physique, téléphonique et électronique.

- Vous gérez les dossiers d’inscriptions des étudiants, réalisez les inscriptions pédagogiques et appliquez les procédures associées (transferts, …)

- Vous êtes l’interlocuteur privilégié des candidats sur Parcoursup.

- Vous assurez le suivi administratif et pédagogique des étudiants (suivi mensuel d’assiduité, suivi de notes).

- Vous assurez le suivi des stages en lien avec les partenaires.

- Vous accompagnez avec bienveillance chaque étudiant tout au long de sa formation.

• Activités liées à l’organisation des cours et examens :

- Vous recueillez les données relatives à l’organisation des cours, élaborez et diffusez les emplois du temps (étudiants/enseignants).

- Vous créez les feuilles d’appel et coordonnez les annulations et rattrapages de cours.

- Vous pilotez les travaux dirigés (constitution des groupes, contrôle d’assiduité).

- Vous gérez les sessions d’examens (écrits et oraux) dans le respect de la réglementation en vigueur et dans les délais impartis : préparation des listes de présence, collecte de sujets, envoi des convocations, pv des jurys, saisie des notes, affichage des résultats, envoi des relevés de notes.

- Vous effectuez le paramétrage de premier niveau de l’outil de saisie et calcul des notes (Logiciel Apogée).

- Vous traitez les aspects logistiques des cours et examens : réservation de salles, …

• Activités transverses :

- Vous réalisez l’ensemble des tâches de secrétariat courant : frappe de documents (courriels/attestations), mise en forme, classement et archivage.

- Vous êtes en appui à la Responsable de Service et traitez toute autres tâches liées aux obligations de service.