Assistant / assistante de direction (h/f)

PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION

Assurer une assistance administrative efficace pour faciliter le développement des grands projets.

DESCRIPTION DES MISSIONS

Votre mission comportera de manière spécifique les activités suivantes :

Assister la Directrice des grands projets et du mécénat :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Gestion de l’agenda : organisation de l’agenda, prise et suivi de rendez-vous,
- Planification et organisation des instances liées aux grands projets suivis par la direction
- Rédaction, mise en page et diffusion des ordres du jour, des comptes-rendus et des annexes
- Mise à jour des différentes listes de participants
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs et du courrier postal
- Organiser les réunions et leurs logistiques
- Suivi des courriers, parapheurs, notes
- Rédaction et mise en page de documents : notes, documents de présentation
- Rédaction de courriers
- Organisation des rendez-vous, visites et déplacements (ordre de missions, réservations, états
de frais)
- Gestion du classement et de l’organisation des documents sur le serveur
- Rédaction et suivie des conventions de mécénat
- Suivi financier du budget de la direction : bon de commande, suivi des factures…

PROFIL RECHERCHÉ

Capacité rédactionnelle et prise de note
Qualité de rigueur, d’organisation et de priorisation du travail
Aisance dans le travail en équipe et en transversalité
Discrétion
Maîtrise de la pratique des outils bureautiques courants